Prozessaufnahme oder Prozesssimulation? Was jede von beiden kann

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Was eine Prozessaufnahme leistet

Unterschätzt wird sie meist von Leuten, die rechnen wollen. Ein gemeinsames Bild:

• beendet Streit über Wirklichkeit. Zwei Abteilungen, die denselben Prozess verschieden beschreiben, merken das erst am Diagramm.
• macht Verantwortung sichtbar. Swimlanes zeigen Übergaben, und Übergaben sind die Stellen, an denen Vorgänge liegen bleiben.
• ist die Grundlage für Dokumentation, Schulung, Audit und Softwareentwicklung. Ein Rechenmodell taugt dafür nicht.
• kostet fast nichts und ist in einem Workshop entstanden, nicht in einem Projekt.

Die verbreiteten Formen unterscheiden sich weniger, als ihre Fürsprecher behaupten:

Der Wertstrom kommt der Rechnung am nächsten: Er führt Liegezeiten und Bestände. Aber er misst sie an einem Tag für einen typischen Vorgang und beantwortet damit nicht, was am Spitzentag passiert.

Was in keiner Aufnahme steht

Vier Angaben, unabhängig von der Notation:

1. Ankunftsmenge und ihre Schwankung. „120 Vorgänge am Tag“ und „180 am Monatsersten“ stehen in keinem Diagramm.
2. Streuung der Bearbeitungsdauern. Ein Kästchen mit „10 Min“ ist ein Mittelwert. Die Warteschlange entsteht aber aus der Spanne, nicht aus dem Mittel.
3. Kapazität je Rolle. Drei Personen mal sieben produktive Stunden. Ohne diese Zahl gibt es keine Auslastung.
4. Kalender und Kosten. Wann wird gearbeitet, was kostet eine Stunde in dieser Rolle.

Ohne diese vier lässt sich kein Diagramm rechnen, egal welches Werkzeug es öffnet. Das gilt auch für BPMN mit Simulationsmodul: Auch dort tragen Sie diese Werte in eigenen Dialogen nach, siehe BPMN-Simulation.

Die vier Fragen, an denen ein Bild scheitert

„Wo ist der Engpass?“ Im Diagramm sieht jeder Kasten gleich aus. Der Engpass ist der Schritt mit der höchsten Auslastung, und Auslastung ist keine Eigenschaft des Bildes.

„Wie lange dauert es im schlechten Fall?“ Ein Diagramm hat keine Verteilung. Es kann keinen Unterschied zwischen P50 und P90 kennen, und Zusagen werden gegen das P90 gegeben.

„Was passiert, wenn wir Schritt 3 automatisieren?“ Im Bild verschwindet ein Kasten. In der Wirklichkeit trifft die volle Menge den nächsten Schritt, und der Engpass wandert dorthin. Diese Folgewirkung ist der häufigste Grund, warum Automatisierungsprojekte ihre Zahlen verfehlen.

„Was ist das in Euro wert?“ Dafür braucht es Mengen, Zeiten und Sätze, dazu die Warteschlange, in der ein grosser Teil der Kosten steckt.

Wann eine Aufnahme genügt

Nicht jeder Prozess braucht ein Rechenmodell. Eine Aufnahme reicht, wenn:

• niemand wartet. Läuft der Prozess weit unter der Kapazitätsgrenze, ist die Bearbeitungszeit die Durchlaufzeit. Dann ist eine Addition ehrlicher als eine Simulation.
• das Ziel Dokumentation ist. Audit, Schulung, Einarbeitung, Nachweispflicht.
• der Prozess neu gebaut wird und noch niemand Zahlen hat. Erst zeichnen, dann Zahlen sammeln, dann rechnen.
• die Entscheidung ohnehin feststeht. Ein Modell, das eine getroffene Entscheidung belegen soll, ist keine Analyse, sondern Dekoration.

Vom Bild zum Modell: der Weg

Der Übergang kostet weniger, als die meisten annehmen, sofern man dem Impuls widersteht, das Diagramm eins zu eins zu übernehmen.

1. Grob zusammenfassen. Eine dokumentationsreife Aufnahme hat dreissig Aktivitäten; ein Rechenmodell braucht fünf bis zehn. Fassen Sie zusammen, was dieselbe Rolle nacheinander tut.
2. Verzweigungen auf die echten reduzieren, mit Anteil je Kante, nicht mit allen Sonderfällen.
3. Abbrüche ergänzen. Alles, was den Prozess verlässt (abgelehnt, zurückgezogen, versandet). In Aufnahmen fehlen sie fast immer, in der Rechnung sind sie entscheidend.
4. Die vier fehlenden Angaben beschaffen. Das ist die eigentliche Arbeit: rund zwei Stunden für einen mittleren Prozess.
5. Rechnen und mit Little's Law prüfen. Bestand ÷ Tagesdurchsatz gegen die gerechnete Durchlaufzeit.

Rechnen Sie mit zwanzig Minuten für die Übertragung und zwei Stunden für die Daten. Wer diese Verhältnisse kennt, hört auf, das Diagramm für den teuren Teil zu halten.

Nebeneinander

Die praktische Regel: Beides, aber nacheinander und nicht im selben Artefakt. Ein Diagramm, das gleichzeitig Dokumentation und Rechenmodell sein soll, ist für beides zu fein oder zu grob.