Die Frage, die jedes Mandat entscheidet: „Und woher wissen wir das?“

Der Befund steht, die Massnahme ist naheliegend, und dann kommt im Lenkungskreis der eine Satz, gegen den Erfahrung nicht verteidigt werden kann:

„Das ist Ihre Einschätzung. Woher wissen wir, dass die Zahl stimmt?“

Drei übliche Antworten und warum sie nicht tragen:

• Benchmark. „In vergleichbaren Unternehmen dauert das 40 % kürzer.“ Der Kunde ist nicht vergleichbar, und das weiss er.
• Tabelle. Eine Excel-Rechnung mit addierten Bearbeitungszeiten. Sie kennt keine Warteschlange, keine Spitzentage und keine Verkettung — und wer eine dieser drei Lücken kennt, kippt die Zahl in einem Satz.
• Erfahrung. Trägt bei bestehendem Vertrauen, aber nicht gegen einen internen Controller, der gerade sein eigenes Projekt verteidigt.

Was trägt, ist ein Modell, das der Fachbereich selbst mitgebaut hat, das unter Schwankung läuft und dessen Annahmen im Bericht stehen. Nicht weil es genauer ist, sondern weil es prüfbar ist.

Akquise — bevor der Auftrag da ist. Ein Modell aus fünf Schritten mit den Zahlen aus dem Vorgespräch, in zwanzig Minuten gebaut, zeigt dem Interessenten am eigenen Prozess, wo der Rückstau entsteht und was eine Massnahme ungefähr wert wäre. Das ist ein anderes Gespräch als eine Foliendarstellung fremder Referenzen. Kennzeichnen Sie es als Grobmodell — die Ehrlichkeit ist Teil der Wirkung.

Workshop — die Zustimmung zum Modell. Modellieren Sie live, während die Fachbereiche zusehen. Widerspruch im Workshop ist ein Gewinn: Jede Korrektur, die dort kommt, kommt nicht mehr in der Abschlusspräsentation. Wenn das Bild läuft und alle nicken, ist die Grundlage geklärt — danach geht es nur noch um Massnahmen, nicht mehr um Wirklichkeit.

Abschluss — der Beleg, der Sie überdauert. Ist-Stand sichern, genau einen Hebel ändern, vergleichen, exportieren. Der Bericht trägt Ihren Briefkopf, Ihr Logo und Ihre Akzentfarbe. Er enthält den Vorher/Nachher-Fall in Euro, die Spanne und die Annahmen. Er wird intern weitergereicht, wenn Sie längst wieder weg sind — und trägt Ihren Namen, wenn ein Jahr später gefragt wird, wer das gerechnet hat.

FlowVisual ist eine Desktop-Anwendung. Kein Konto, keine Registrierung, keine Übertragung von Modelldaten an einen Server. Das hat drei praktische Folgen im Mandat:

• Keine Auftragsverarbeitungsdiskussion über ein weiteres Werkzeug im Werkzeugkasten. Bei Kunden aus Verwaltung, Gesundheitswesen, Versicherung und öffentlicher Hand ist das regelmässig der Unterschied zwischen „nächste Woche“ und „nächstes Quartal“.
• Kein Datenrückfluss, den Sie in Ihrer eigenen Vertraulichkeitsvereinbarung erklären müssten.
• Arbeit ohne Netz — im Werk, im Sitzungsraum ohne Gäste-WLAN, im Zug.

Was Sie modellieren, sind ohnehin Mengen, Zeiten und Kapazitäten, keine Personendaten. Aber genau das muss im Zweifel jemand prüfen — und die Prüfung entfällt, wenn nichts das Gerät verlässt.

FlowVisual ist in Beratungsmandaten der Balane GmbH entstanden und ist das Werkzeug zur Prozessberatungsmethode Flowrefy. Wer die Methode dahinter sucht — Vorgehen, Werkzeugkasten, durchgerechnete Beispielanalysen —, findet sie dort. Wer nur das Instrument braucht, braucht die Methode nicht zu übernehmen.

Was sich in Mandaten als Reihenfolge bewährt hat:

1. Abgrenzen in einem Satz. „Vom Rechnungseingang bis zur Freigabe zur Zahlung.“ Ohne diesen Satz diskutieren zwei Bereiche über verschiedene Prozesse.
2. Grob modellieren, fünf bis zehn Schritte. Der Engpass sitzt fast nie im Detail. Feinheit kostet Zeit und verschiebt das Ergebnis nicht.
3. Spannen statt Punktwerten erfragen. „Zwischen fünf und fünfzehn Minuten“ ist eine bessere Antwort als „im Schnitt zehn“ — und Fachbereiche geben sie bereitwilliger, weil sie ehrlicher ist.
4. Annahmen sichtbar führen. Jede geschätzte Zahl steht als Annahme im Bericht. Das nimmt Angriffen die Spitze, bevor sie kommen.
5. Einen Hebel je Rechnung. Drei gleichzeitige Änderungen ergeben eine Zahl, die niemand einem Hebel zuordnen kann — und damit keinen Business Case.

• Fabrik-, Lager- oder Terminalauslegung → Simulationslabor (Arena, Simul8, AnyLogic, FlexSim, Plant Simulation). Transportlogik, Rüstmatrizen und Experimentpläne fehlen hier bewusst.
• Normkonforme Prozessdokumentation in BPMN → BPMN-Werkzeug. Hier gibt es sechs Bausteine und keine Notationsprüfung; siehe BPMN-Simulation.
• Messung der Vergangenheit aus Event-Logs → Process Mining. FlowVisual rechnet eine Annahme, kein Protokoll.
• Prozessarchiv über hunderte Abläufe mit Freigabeworkflow → BPM-Suite.

Die vollständige Einordnung der Kategorien steht im Artikel Prozesssimulation: Software im Vergleich.