La pregunta que decide cada mandato: «¿Y cómo lo sabemos?»

El diagnóstico está hecho, la medida es evidente, y entonces en el comité de dirección surge la frase contra la que la experiencia no puede defenderse:

«Esa es su valoración. ¿Cómo sabemos que la cifra es correcta?»

Tres respuestas habituales y por qué no valen:

• Benchmark. «En empresas comparables esto dura un 40 % menos.» El cliente no es comparable, y él lo sabe.
• Tabla. Un cálculo en Excel con tiempos de procesamiento sumados. No contempla colas, días pico ni encadenamientos. Quien conozca cualquiera de esas tres lagunas desmonta la cifra en un instante.
• Experiencia. Sirve cuando existe confianza, pero no frente a un controller interno que está defendiendo su propio proyecto.

Lo que funciona es un modelo que el área funcional haya construido ella misma, que se ejecute bajo variación y cuyas suposiciones figuren en el informe. No porque sea más exacto, sino porque es «comprobable».

Captación. Antes de que exista el encargo. Un modelo de cinco pasos con las cifras de la conversación previa, construido en veinte minutos, muestra a la persona interesada, en su propio proceso, dónde se forma el atasco y qué valor aproximado tendría una medida. Esa es otra conversación distinta a una presentación de diapositivas con referencias ajenas. Señálelo como modelo aproximado. La honestidad forma parte del efecto.

Taller. La aprobación del modelo. Modele en directo mientras las áreas funcionales observan. La discrepancia en el taller es una ganancia: toda corrección que surja allí ya no aparecerá en la presentación final. Cuando el diagrama funcione y todos asientan, la base estará aclarada. A partir de ese momento solo se trata de medidas, ya no de la realidad.

Cierre. La prueba que perdura. Asegure el estado actual, cambie exactamente una palanca, compare, exporte. El informe llevará su membrete, su logo y su color de acento. Contendrá el caso Antes/Después en euros, el intervalo y las suposiciones. Se difundirá internamente cuando usted ya no esté, y llevará su nombre si un año después se pregunta quién hizo los cálculos.

FlowVisual es una aplicación de escritorio. Sin cuenta, sin registro, sin transferencia de datos del modelo a un servidor. Esto tiene tres consecuencias prácticas en el encargo:

• Sin discusión de tratamiento por encargo sobre otra herramienta en la caja de herramientas. Con clientes de la administración, sanidad, seguros y sector público esto suele ser la diferencia entre «la semana que viene» y «el próximo trimestre».
• Sin reflujo de datos que usted tendría que detallar en su propio acuerdo de confidencialidad.
• Trabajo sin red en la planta, en la sala de reuniones sin Wi‑Fi para invitados, en el tren.

Lo que usted modele son, en todo caso, cantidades, tiempos y capacidades, no datos personales. Pero precisamente eso debe, en caso de duda, verificarlo alguien, y la verificación no hace falta si nada sale del dispositivo.

FlowVisual se desarrolló en mandatos de consultoría de Balane GmbH y es la herramienta para el método de consultoría de procesos Flowrefy. Ocho pasos en dos mitades, FLOW mide, REFY perfecciona. Quien busque el método detrás (procedimiento, caja de herramientas, análisis de ejemplo calculados) lo encontrará allí. Quien solo necesite el instrumento, no necesita adoptar el método.

Lo que se ha demostrado eficaz en los mandatos como secuencia:

1. Delimitar en una frase. «Desde la recepción de la factura hasta la autorización del pago.» Sin esta frase, dos áreas discuten sobre procesos distintos.
2. Modelar de forma gruesa, cinco a diez pasos. El cuello de botella casi nunca está en el detalle. El detalle cuesta tiempo y no cambia el resultado.
3. Pedir rangos en vez de valores puntuales. «Entre cinco y quince minutos» es una mejor respuesta que «de media diez», y las áreas funcionales la dan con más gusto porque es más honesta.
4. Registrar las suposiciones de forma visible. Cada cifra estimada figura como suposición en el informe. Eso quita punta a los ataques antes de que lleguen.
5. Un único cambio por cada análisis. Tres cambios simultáneos dan un número que nadie puede atribuir a un cambio concreto y, por tanto, no permiten un caso de negocio.

• Dimensionamiento de fábricas, almacenes o terminales → Laboratorio de simulación (Arena, Simul8, AnyLogic, FlexSim, Plant Simulation). Aquí se omiten intencionadamente la lógica de transporte, las matrices de preparación y los planes de experimentos.
• Documentación de procesos conforme a la norma en BPMN → Herramienta BPMN. Aquí hay seis bloques y no hay comprobación de notación; véase BPMN-Simulation.
• Medición del pasado a partir de event logs → Process Mining. FlowVisual calcula una suposición, no un registro.
• Archivo de procesos con cientos de flujos con workflow de aprobación → BPM-Suite.

La clasificación completa de las categorías está en el artículo Prozesssimulation: Software im Vergleich.