Simular el proceso en siete pasos, encontrar el cuello de botella y demostrar el efecto
Qué es FlowVisual, para qué se diseñó y cómo usarlo: qué recopilar antes, en qué orden hacer clic, cómo leer el resultado y en qué fallan los números si en el comité de dirección alguien pregunta.
FlowVisual es un simulador de procesos de escritorio para macOS y Windows. Usted modela un flujo manualmente, introduce cantidades, capacidades y tiempos de procesamiento como intervalos y lo somete a una prueba de esfuerzo Monte Carlo durante cientos de ejecuciones. El resultado indica qué paso limita el rendimiento y con qué probabilidad, cuánto tarda un trámite en la mediana y en el P90 y cuánto valdría un cambio en euros y en tiempo. La primera ejecución completa dura alrededor de 30 minutos. Sin event-log, sin cuenta, sin cloud.
Para qué se diseñó FlowVisual y para qué no
Una herramienta que, aplicada a la pregunta equivocada, da una respuesta limpia sobre nada. Por eso primero la delimitación.
- Encontrar el cuello de botella bajo fluctuación, es decir, el paso que limita el rendimiento, no aquel sobre el que se protesta más fuerte.
- Calcular un proceso que aún no existe: automatización prevista, nueva distribución de roles, volumen doble.
- Mostrar el efecto posterior: hacia dónde se desplaza el cuello de botella si usted lo resuelve. Ese es el punto en el que la mayoría de los Business Cases se vuelcan.
- Respaldar una medida en euros y tiempo, con rango P10–P90 en lugar de un número con dos decimales.
- Modelar en vivo en el taller, mientras las áreas funcionales están presentes y discrepan.
- No es Process Mining. FlowVisual no mide el pasado a partir de registros de sistema; calcula una hipótesis, para lo que no necesita un event-log.
- No es una herramienta BPMN. Seis bloques en lugar de una notación. Quien necesite una documentación de proceso conforme a la norma, no la obtendrá aquí.
- No es un repositorio de arquitectura. Un proceso por modelo, no toda la organización a la vez.
- No es una herramienta para imágenes más bonitas. No dibuja más bonito, calcula.
Regla práctica: Si dispone de un event-log y quiere saber qué pasó ayer, una herramienta de mining es la adecuada. Si quiere saber qué pasará mañana cuando el paso 3 esté automatizado, no lo es. Esta página describe el manejo; quien busque el procedimiento detrás (ocho pasos, entrevistas, priorización o acompañamiento), lo encuentra en el método en Flowrefy.com.
Lo que debe reunir antes de empezar
Veinte minutos de preparación ahorran dos horas de trabajo posterior. Para cada paso necesita cinco datos. Estimar está permitido, inventar no.
- 01
Volumen en la entrada
Cuántos casos entran por día, y cuántos más en un día fuerte. Ambos están en el ERP, en el sistema de tickets o en la lista de entrada de facturas.
- 02
Tiempo de procesamiento como intervalo
No 7,5 minutos, sino 5 a 15 minutos. El intervalo es la información real; es lo que genera la cola que importa.
- 03
Capacidad por paso
O bien personas × horas por día × eficiencia, o un takt plano en casos por día, cuando una máquina o un ritmo fijo establece el límite.
- 04
Rol y sistema por paso
¿Quién lo hace, en qué sistema? De ello surgen la carga por rol y las discontinuidades de medios en la vista de TI.
- 05
Coste total por rol
Salario bruto × 1,5 a 1,8, dividido por unas 1 500 horas productivas al año. Un puesto de 50 000 euros cuesta así más bien 53 € por hora que los ingenuos 24 €. Con la tarifa ingenua, cualquier afirmación en euros será atacable más tarde.
Falta un número: estimar, anotarlo como hipótesis abierta, continuar. Un modelo con hipótesis visibles es mejor que una tabla con supuestos ocultos.
Los siete pasos
El mismo orden, cada vez. Quien lo respeta tiene, después de media hora, una cifra que se puede defender.
- 012 minutos
Instalar y ver un modelo ya hecho
Tras el inicio FlowVisual ofrece tres caminos: el tour guiado de dos minutos, las plantillas o el modelo vacío. Tome la primera vez una plantilla, por ejemplo tramitación de pedidos, proceso de oferta, aprobación de facturas, reclamación, incorporación de empleados o ticket de TI. En treinta segundos verá cómo es un modelo terminado, en vez de tener que construirlo desde cero.
Por hacer- 1En la ventana de bienvenida elegir ver plantillas
- 2Abrir una plantilla y seguir el tour guiado
- 3Luego Nuevo proceso para su propio modelo
Error frecuenteEmpezar con su propio proceso sin haber visto nunca un modelo terminado. Entonces se construye demasiado detallado.
- 0210 minutos
Dibujar el proceso
A la izquierda hay seis bloques: Inicio, Paso, Decisión, Fin, Cancelación, Subproceso. No se necesita más. Con Conectar haga clic primero en la fuente y luego en el destino. Cinco a diez pasos bastan para un modelo significativo. Quien dibuja veinte, modela la organización en vez del cuello de botella.
Por hacer- 1Coloque Inicio y luego los pasos en el orden del flujo real
- 2Decisiones donde el proceso realmente se bifurca, con peso de enrutamiento por arista
- 3Cancelación para todo lo que sale del proceso: retirado, rechazado, estancado
Error frecuenteModele también los casos especiales que constituyen el dos por ciento de los casos. No cambian el resultado y cuestan una hora.
FlowVisual 1.2.1
Vista del modelo: cinco pasos, tres salidas. El llenado de un bloque es la cantidad de trabajo, el número la utilización, el color el estado. Aquí un paso con 377 por ciento frena todo lo demás. - 038 Minutos
Introducir cantidades, tiempos y costes
A la derecha está el Inspector. Sin selección muestra la llegada: volumen por día, fluctuación, probabilidad de pico, factor de pico. Haga clic en un paso y se convertirá en la vista del paso: nombre, capacidad, procesamiento de–a, tarifa por hora. Todo lo más fino (probabilidad de fallo, capacidad residual, roles, sistemas) está debajo, no delante.
Por hacer- 1Establezca llegada: volumen por día, fluctuación, probabilidad de pico, factor de pico
- 2Por paso: capacidad como personas × horas por día o como ciclo, más procesamiento de–a
- 3Introduzca rol, sistema y tarifa por hora; luego aportarán la cifra en euros
Error frecuenteIguale procesamiento de y a. Sin intervalo no se forma cola, y la prueba de estrés muestra un mundo que no existe.
- 042 minutos
Observe antes de calcular
El modelo se ejecuta de inmediato. El trabajo fluye por los bordes, las colas se forman y deshacen, el color de un bloque muestra la utilización: verde tiene margen, amarillo está justo, rojo está por encima de la capacidad. Estos dos minutos no son un adorno. Aquí se detecta cuando falta una conexión o un peso de enrutamiento está al revés.
Por hacer- 1Observe y coteje con el área de negocio: ¿Realmente funciona así?
- 2Compruebe la línea de estado: número de pasos, llegada, aviso de datos incompletos
- 3Continúe solo cuando la imagen corresponda al proceso real
Error frecuenteNo tome la imagen en ejecución por el resultado. Es la vista previa; las cifras fiables proceden de la prueba de estrés.
- 051 minuto
Inicie la prueba de estrés y lea el cuello de botella
Arriba a la derecha, prueba de estrés. FlowVisual calcula cientos de ejecuciones con llegadas y tiempos de procesamiento extraídos. El panel indica primero dónde hay un atasco: el cuello de botella con su probabilidad, es decir, en cuántas ejecuciones ese paso fue el límite. Debajo, tiempo de ciclo como mediana y P90, la proporción de días con capacidad superada, el rendimiento y la fragilidad.
Por hacer- 1Haga clic en prueba de estrés y deje el resultado visible
- 2Haga clic en la barra superior; abre el paso directamente en el Inspector
- 3Recorra las cuatro vistas: modelo, área de negocio, TI, dirección
Error frecuenteNo mire solo el promedio. El tiempo de ciclo en P90 es el que provoca las quejas de los clientes.
FlowVisual 1.2.1
El panel de estrés tras 400 ejecuciones: probabilidad de cuello de botella por paso, utilización en el día pico, tiempo de ciclo como mediana y P90, proporción de días por encima de la capacidad. - 065 minutos
Asegure el estado actual, cambie una palanca, mida de nuevo
Este paso convierte una observación en un argumento. Asegurar el estado actual congela el estado anterior. Luego cambie exactamente una cosa: aumentar capacidad, reducir tiempo de procesamiento, automatizar el paso, sustituir un subproceso. Volver a iniciar la prueba de estrés; abrir Comparar. Antes y después en euros y tiempo, con intervalo.
Por hacer- 1Asegurar el estado actual: sin línea base no hay nada que comparar.
- 2Cambie exactamente una palanca, no tres
- 3Repita la prueba de estrés y abra Comparar
Error frecuenteAccione dos palancas a la vez. Después nadie sabrá cuál actuó, y en caso de duda ninguna de las dos.
- 073 minutos
Documentar y entregar
Al exportar salen dos documentos de la herramienta: la oferta con marca con Antes/Después, opciones verificadas y recomendación, y la documentación con modelo, supuestos, número de ejecuciones y los límites del análisis. Guardar y exportar requieren licencia; modelar, hacer la prueba de estrés y las cuatro vistas siguen siendo gratis.
Por hacer- 1Establezca encabezado, logo y color de acento antes en los ajustes
- 2Exportar → Oferta (PDF) para el decisor
- 3Exportar → Documentación (PDF) para la trazabilidad
Error frecuenteNo deje los valores de plantilla en la exportación. Si en la oferta siguen las tarifas horarias de la plantilla de ejemplo, todo el documento queda invalidado.
Las seis cifras que importan
Una prueba de estrés entrega más cifras de las que caben en una conversación. Estas seis sustentan la afirmación.
- Probabilidad de cuello de botella
- En cuántas ejecuciones ese paso fue el límite. Si el valor más alto está por debajo del 50 por ciento, hay un segundo candidato; entonces ambos deben entrar en la conversación.
- Utilización en el día pico
- Demanda dividida por capacidad en el día fuerte, no en la media mensual. A partir de aprox. 85 por ciento la cola crece desproporcionadamente; a partir de 100 por ciento, ilimitadamente.
- Tiempo de ciclo: mediana y P90
- La mitad de las operaciones es más rápida que la mediana. Por encima del P90 está el diez por ciento; son los casos por los que se quejan los clientes.
- Capacidad excedida
- Proporción de días en que un paso recibe más trabajo del que puede hacer. Esos días generan el atraso que se ve al final del mes.
- Rendimiento
- Trabajos terminados por día. Está limitado por arriba por el cuello de botella; las mejoras en cualquier otro paso no lo cambian.
- Fragilidad
- Cuánto más volumen hará que falle el siguiente paso. Responde a la pregunta de crecimiento antes de que se formule.
Cada uno de estos números es un intervalo, no un valor puntual. Quien los transmita como valor puntual promete una precisión que el modelo no tiene.
Lo que la herramienta puede y lo que deliberadamente no puede
- Simulación de eventos discretos con repeticiones Monte Carlo: cientos de ejecuciones, intervalos en lugar de medias.
- Seis bloques de construcción, subprocesos, áreas y una vista de paisaje, desde el flujo individual hasta el paisaje de procesos estructurado.
- Recursos compartidos: varios pasos se ejecutan sobre el mismo rol, el mismo sistema, la misma instalación.
- Cuatro vistas del mismo modelo: modelo, departamento, TI, dirección, sin segundo documento y sin pérdidas por traducción.
- Opciones con orden de prioridad y recomendación, incluida la indicación de que una opción no compensa.
- Exportación como oferta con marca y como documentación, además de los datos del modelo en JSON.
- Sin importación de registros de eventos. FlowVisual no lee los registros del sistema. Lo que está en el modelo, introdúzcalo usted.
- No es documentación BPMN conforme a la norma.
- Sin servidor multiusuario. La colaboración se realiza mediante el archivo en una unidad compartida o en SharePoint.
- Sin predicción para el proceso individual. La afirmación es siempre una distribución, nunca una fecha concreta.
Por qué no simplemente Excel, Visio o una herramienta de Process Mining
Cada una de estas herramientas es adecuada para algo. La cuestión es qué pregunta quiere responder usted.
Excel
Adecuado para elloPara el cálculo de costes que nadie necesita simular.
Qué hace diferente FlowVisualUna tabla suma medias. No conoce ni colas ni día pico, y es precisamente allí donde surge el tiempo de recorrido.
Visio, Lucidchart, Miro
Adecuado para elloPara la imagen en la pared y la coordinación en el taller.
Qué hace diferente FlowVisualUn diagrama muestra el orden, no la carga. FlowVisual ejecuta ese mismo dibujo y muestra cuál cuadro frena al resto.
Suites BPMN
Adecuado para elloPara documentación conforme a la norma y ejecución en una Process Engine.
Qué hace diferente FlowVisualSeis bloques de construcción en lugar de una notación, pero con un verdadero núcleo de simulación. Quien necesite BPMN para la documentación, lo mantiene al lado.
Process Mining
Adecuado para elloSi existe un registro de eventos limpio y la pregunta es: ¿Qué ha pasado?
Qué hace diferente FlowVisualSin registro, no hay proyecto de datos en el que se concentre el 60 al 90 por ciento del esfuerzo. Y: FlowVisual calcula un proceso que aún no existe.
Laboratorios de simulación como Simul8, Arena, AnyLogic
Adecuado para elloPara líneas de fabricación, flujos de material y modelos en los que alguien trabaja semanas.
Qué hace diferente FlowVisualPara procesos administrativos en horas en lugar de semanas, con roles, sistemas y euros en lugar de parámetros de máquina.
La regla sigue siendo: si una de estas herramientas responde mejor a su pregunta, úsela. Una comparación que denigra a la competencia no es una comparación.
Cinco errores que cuestan la cifra en la reunión
- 01
Valor puntual en vez de intervalo
7,5 minutos no existen. Sin intervalo, el modelo calcula un mundo sin colas y el tiempo de recorrido sale demasiado bueno.
- 02
Tarifa por hora ingenua
Salario bruto dividido por horas no es una tarifa de coste total. El primer controller que lo revise tumba todo el cálculo.
- 03
Modelo demasiado detallado
Veinte pasos parecen exhaustivos y esconden el cuello de botella entre detalles. Cinco a diez pasos bastan.
- 04
No se asegura el estado actual
Sin línea base no hay antes/después, solo dos opiniones.
- 05
Análisis de patrones en indicativo
Mientras no se mida nada, los resultados pertenecen al condicional: estaría en, no es. Quien muestra resultados, promete resultados.
Para marcar como completado
Taller de 60 minutos
- 01Elegir el proceso, uno con dolor perceptible.
- 02Dibujar el flujo actual: inicio, pasos, decisión, fin. No más de lo necesario.
- 03Por paso: rol, sistema, tramitación de–a, capacidad.
- 04Fijar volumen y variación en la entrada.
- 05Asegurar el estado actual como línea base.
- 06Iniciar prueba de estrés y leer el cuello de botella conjuntamente.
- 07Probar una palanca. Solo una.
- 08Medir de nuevo y mostrar el cuello de botella móvil.
- 09Discutir antes/después, anotar supuestos abiertos.
Antes de la exportación
- 01Modelo estructuralmente limpio: una entrada, todos los pasos accesibles, un fin.
- 02Tasas y volúmenes son los del cliente, no los de la plantilla.
- 03La línea base corresponde al verdadero estado actual.
- 04Formular los resultados como rango, no como promesa.
- 05En análisis de muestra: condicional y aviso del carácter de muestra.
- 06Membrete, color de acento y número de oferta establecidos.
- 07Límites del análisis presentes como sección propia.
Descargar FlowVisual 1.2.1
Aplicación nativa para macOS y Windows. Modelar y poner a prueba la resistencia son gratis de forma permanente, no necesita cuenta para empezar.
macOS 13 o posterior (Apple Silicon e Intel) · Windows 10/11
Preguntas frecuentes sobre la aplicación
¿Cuánto tarda realmente la primera ejecución?
Con cifras preparadas, alrededor de 30 minutos: diez minutos para dibujar, ocho minutos para introducir cifras, un minuto de prueba de estrés, el resto comparación y exportación. Sin cifras preparadas, se añade su obtención. Ese es el esfuerzo real, no la herramienta.
¿Necesito un event log o acceso a los sistemas?
No. El modelo se construye a mano. Precisamente por eso se puede calcular un proceso que aún no existe, por ejemplo, una automatización planificada. Una herramienta de Process Mining no puede hacerlo estructuralmente.
¿Qué pasos de esta guía son gratuitos?
Los pasos 1 a 6: modelar, hacer prueba de estrés, comparar y las cuatro vistas, de forma permanente y sin cuenta. Necesita una licencia para guardar y para las exportaciones en el paso 7.
¿Cuánto debo estimar con precisión?
Para la pregunta de dónde está el atasco bastan rangos estimados: el cuello de botella es sorprendentemente estable frente a entradas imprecisas. Para la cifra en euros de la oferta deberían medirse volúmenes, capacidades y tarifas por hora.
¿Puedo comparar varios escenarios?
Sí. Asegurar el estado actual, cambiar, hacer prueba de estrés de nuevo, abrir Comparar. FlowVisual enfrenta antes y después en euros y tiempo, con rango, no como valor único.
¿Funciona esto también en el taller con el área técnica?
Para eso está diseñado. El modelo se ejecuta mientras usted lo construye. Una objeción desde la sala se puede incorporar de inmediato y verse de inmediato. La lista de comprobación arriba es la versión corta de un taller de 60 minutos.
¿Prefiere hacerlo juntos? Modelamos con usted su proceso más caro.
En 20 minutos registramos su proceso más importante y le mostramos el cuello de botella en euros, en vivo en FlowVisual.
Sin charla de ventas. Sin diapositivas. Solo lenguaje claro.