Aprobación de facturas: por qué el OCR no reduce a la mitad el tiempo de ciclo

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La aprobación de facturas es el proceso administrativo con más proyectos de automatización y con la mayor proporción de proyectos cuyo business case no se cumple a posteriori. La razón puede mostrarse con un modelo calculado.

«Nota:» Los números siguientes proceden de un modelo de ejemplo, no de un mandato real. Están elegidos de modo que correspondan a órdenes de magnitud típicas en medianas empresas. Introduzca los suyos propios. El patrón se mantiene.

El modelo de partida

Una empresa procesa 1200 facturas de entrada al mes, es decir alrededor de 60 en un día laborable. El proceso tiene cinco pasos:

Si solo se suman los tiempos de tratamiento, se obtiene alrededor de 20 a 30 minutos por factura. El tiempo de ciclo real desde la entrada hasta la autorización de pago en este tipo de configuraciones suele ser de ocho a doce días laborables.

Entre 25 minutos y diez días hay aproximadamente tres órdenes de magnitud. Ese hueco es el verdadero objeto del proyecto. Está compuesto casi por completo por tiempo de espera.

Dónde se genera el tiempo de espera

Si se distribuyen los diez días entre los pasos, surge un panorama que casi siempre aparece en esta forma:

• Recepción hasta registro: menos de un día. La capacidad es suficiente.
• Registro: uno o dos días. Utilización alrededor del 80 %, es decir apreciable pero manejable.
• Esperando la aprobación sustantiva: cinco a ocho días. Aquí reside el proceso.
• Contabilización y verificación: menos de un día.
• Esperando el siguiente lote de pagos: de media 1,5 días.

La razón de la demora es estructural y no tiene que ver con pereza: la aprobación no es un puesto a tiempo completo. Es una tarea secundaria de 14 personas que tienen su trabajo principal. Cada una procesa aprobaciones cuando puede, por lo general una vez al día, a veces con menor frecuencia, durante las vacaciones no lo hace.

Así, este paso tiene dos propiedades que juntas son fatales:

1. Muy alta dispersión. Una factura se aprueba en diez minutos o en seis días. La dispersión es el principal impulsor del tiempo de espera. Entra de forma cuadrática en la fórmula de colas.
2. Sin sustitución. Si una persona falta, su parte espera hasta que regrese. No existe un grupo que asuma la tarea.

Lo que OCR produce realmente

La propuesta habitual del proyecto es: introducir reconocimiento de documentos, volcar automáticamente los datos de la factura al ERP, reducir el tiempo de registro de 10 a 2 minutos.

La tabla calcula: 8 minutos × 1200 facturas × 12 meses = 1920 horas al año. A 55 €/h eso son 105.600 €. El proyecto se aprueba.

Lo que ocurre en realidad:

El registro se vuelve más rápido, y de forma notable. Esto no es una promesa de marketing, sucede. La utilización de la contabilidad de acreedores cae del 80 % a menos del 30 %.

El tiempo de ciclo baja en alrededor de un día. De diez a nueve. Porque el registro nunca fue el cuello de botella.

Y luego empeora antes de mejorar. Antes, el registro entregaba unas 60 facturas al día a la aprobación, de forma uniforme. Ahora llegan en oleadas. En cuanto termina el escaneo, todas a la vez. La aprobación, que antes estaba estrangulada por el registro, recibe ahora la cantidad completa y la variación completa. Su tiempo de espera aumenta.

El cuello de botella no ha desaparecido. Se ha desplazado. El tiempo ahorrado aparece ahora como tiempo de espera delante del departamento técnico.

El ahorro que realmente existe

No lo malinterprete: las 1920 horas son reales. Solo que no son lo que el business case había declarado.

• Lo que se obtiene: capacidad en la contabilidad de acreedores. Eso es valioso: para crecimiento sin nuevas contrataciones, para aprovechar descuentos por pronto pago, para calidad.
• Lo que no se obtiene: la prometida reducción a la mitad del tiempo de ciclo. Y por eso se mide el proyecto, porque los departamentos técnicos se quejan.

La diferencia entre ambas cosas es la razón por la que un proyecto técnicamente exitoso acaba siendo una decepción.

Lo que realmente reduce el tiempo de ciclo

Todas las medidas eficaces atacan la aprobación, y ninguna de ellas es comprar software:

1. Límites de valor. Las facturas por debajo de un umbral no necesitan aprobación sustantiva individual, sino muestreo a posteriori. En distribuciones típicas, la mitad de los documentos constituye una pequeña parte del volumen. Pero supone la mitad de las operaciones de aprobación.

2. Reglas de sustitución con automatismo. No reenvío manual, sino: tras X días sin respuesta la factura pasa al sustituto. Eso recorta la cola larga de la distribución, y es esa cola la que estropea la media.

3. Aprobación colectiva en horarios fijos. En lugar de «cuando puedo», una franja diaria fija. Reduce drásticamente la dispersión sin que nadie trabaje más.

4. Aprobación antes del registro. El clásico error de orden: primero se registra minuciosamente y luego resulta que la factura es conflictiva. Una breve comprobación sustantiva al principio del proceso evita registrar todos los casos en disputa.

La medida 3 suele ser, por experiencia, la más eficaz en relación con el esfuerzo. A la vez es la que no aparece en ninguna oferta porque no se puede vender.

El orden que funciona

1. Primero medir dónde está el tiempo. Contar la acumulación antes de cada paso, dividir por el flujo diario. Cuesta una mañana y responde la pregunta central.
2. Luego aliviar la aprobación. Límites de valor, sustitución, franjas fijas. No se necesita presupuesto.
3. Luego medir de nuevo. El cuello de botella estará ahora en otro sitio, probablemente en el registro.
4. Entonces automatizar. Ahora la automatización ataca el verdadero cuello de botella y el ahorro también aparece en el tiempo de ciclo.

Quien sigue este orden compra el mismo software, pero obtiene un proyecto que cumple lo que el business case prometió.

Por qué debe simularse antes de comprar

El efecto descrito (el cuello de botella se desplaza, el ahorro se disipa) no es visible en una tabla, porque una tabla calcula cada paso por separado. En un modelo de simulación se ve en segundos: se reduce la duración del registro y la cola ante la aprobación crece ante sus ojos.

Precisamente para eso está construido FlowVisual. El proceso anterior se modela en aproximadamente media hora; después la pregunta «¿qué ocurre si implantamos OCR?» cuesta un clic. La respuesta llega con el intervalo P10–P90, en lugar de un número que nadie puede defender.