Simular un proceso: ocho pasos con un ejemplo calculado
Simular un proceso significa: delimitarlo en una frase, descomponer el flujo en grosso modo de cinco a diez pasos, para cada paso registrar la cantidad, la duración del procesamiento como un intervalo y la capacidad, describir el flujo de llegada con variación y factor de pico, ejecutar el modelo cientos de veces, comprobar el resultado con Little's Law frente a la realidad, luego cambiar exactamente una palanca y recalcular. El esfuerzo es de medio día, y la mayor parte de éste es la obtención de datos, no el cálculo. El resultado es un intervalo entre P50 y P90, más la indicación de hacia dónde se desplaza el cuello de botella tras la medida.
Inhaltsverzeichnis
Esta guía es independiente de la herramienta: funciona igual en un laboratorio de simulación que en una biblioteca de Python o en una herramienta de decisión ligera. La versión con teclas para FlowVisual está en la Guía práctica.
Paso 1: Delimitar, en una frase
«Desde la recepción de la factura hasta la autorización de pago.»
Esa frase debe poder ser firmada por todas las partes implicadas. Sin ella, dos áreas discuten sobre procesos distintos y se sorprenden de por qué sus cifras no coinciden.
Si falta la frase, esa es en realidad la tarea y no el cálculo.
Paso 2: Descomponer grueso, cinco a diez pasos
No treinta. El cuello de botella está en el punto con la mayor utilización, y eso se ve igual con un modelo grueso que con uno fino. Cada actividad adicional cuesta cinco campos de entrada y no mueve el resultado.
Tres reglas:
- «Una bifurcación solo donde el proceso realmente se divide», con porcentaje por arista.
- «Una salida para todo lo que abandona el proceso»: retirado, rechazado, perdido. Sin salidas calcula con cantidades que nunca llegan.
- «Los tiempos de espera no son pasos.» Surgen en el modelo por sí solos cuando la capacidad es escasa. Quien registre «tiempo de espera 3 días» como paso ha anticipado el resultado en lugar de calcularlo.
Paso 3: Tres números por paso
| Indicador | Dónde está | Sustituto |
|---|---|---|
| Cantidad por día | ERP, sistema de tickets, lista de entrada | Contar cuatro semanas |
| Procesamiento de–a | Registro de tiempos, autoevaluación | Preguntar a tres personas que procesan, usar el rango de sus respuestas |
| Capacidad | plantilla de puestos × horas productivas | Personas × horas × 0,7 |
«Sobre la amplitud»: «5 a 15 minutos» es una indicación mejor que «de media 10», y las áreas funcionales la dan más gustosamente porque es más sincera. La dispersión no es una imprecisión, es la causa de la cola.
«Sobre la capacidad»: Calcule siete horas productivas por puesto a tiempo completo, no ocho. Reuniones, consultas y interrupciones no cuentan como tiempo de procesamiento.
Paso 4: Describir el flujo de llegadas
El paso que más se omite y el de mayores consecuencias. Tres indicaciones:
- «Cantidad media por día laboral.»
- «Variación»: ¿llegan los casos uniformemente o en oleadas?
- «Factor pico»: ¿cuánto más en un día fuerte? Final de mes o inicio de semana, un factor de 1,5 a 2 es habitual.
Quien calcula con una media suave simula un proceso que nunca está bajo carga y obtiene un tiempo de tránsito que en la operación nunca existe.
Paso 5: Dejar calcular, cientos de veces
Una ejecución individual es una muestra de uno. Solo la repetición con nuevos números aleatorios genera el resultado que importa: una distribución de la que se leen P10, P50 y P90.
Salida que necesita: rendimiento, tiempo de tránsito como rango, utilización por paso, longitudes de cola.
Paso 6: La comprobación
«Little's Law» es la comprobación más barata que existe y vale sin supuestos sobre distribuciones:
Tiempo de tránsito W = Inventario L ÷ Rendimiento λ
Cuente los casos que hoy están en espera, divídalos por el rendimiento diario y compárelo con lo que su modelo da.
- «Si encaja aproximadamente»: siga.
- «Modelo claramente más rápido que la realidad»: falta una cola. Casi siempre una consulta, una segunda autorización o una ejecución agrupada.
- «Modelo claramente más lento»: ha subestimado capacidad o ha pasado por alto una bifurcación que reduce la cantidad.
Paso 7: Cambiar una palanca
Asegure el estado actual. Luego «exactamente un» cambio:
- Aumentar capacidad
- Reducir dispersión (separar casos por tipo, suavizar entradas, eliminar consultas)
- Redirigir cantidad (límites de valor, muestreo en vez de revisión total)
- Automatizar el paso
Volver a calcular, comparar. Luego volver y la siguiente palanca. Tres cambios a la vez dan un número que luego no se puede atribuir a ninguna palanca.
Paso 8: Escribirlo, con supuestos
Cuatro componentes: orden de utilización en el día pico, tiempo de tránsito como P50 y P90, efecto de la palanca en tiempo y euros junto con el nuevo cuello de botella, y la lista de lo que no está cubierto.
El ejemplo, calculado por completo
Modelo de ejemplo, sin datos de clientes.
«Proceso»: Tramitación de solicitudes de reembolso. 80 solicitudes por día laboral, factor pico 1,6 a inicio de mes.
| Paso | Procesamiento | Capacidad | Demanda/día | Capacidad/día | Utilización |
|---|---|---|---|---|---|
| Comprobar entrada | 3–6 min | 1 persona | 360 min | 420 min | 86 % |
| Comprobación sustantiva | 8–20 min | 3 personas | 1 120 min | 1 260 min | 89 % |
| Autorización | 2–5 min | 1 persona (como tarea secundaria) | 280 min | 300 min | 93 % |
| Pago | Ejecución agrupada | 2× por semana | — | — | — |
«Primera lectura»: El cuello de botella es la autorización (93 %), seguida de cerca por la comprobación sustantiva (89 %). Los tres están por encima del 85 %. Esto significa que el tiempo de espera ya es múltiplo del tiempo de procesamiento, y en el día pico con factor 1,6 los tres superan el 100 %.
«Resultado de la simulación»: Tiempo de tránsito P50 = 4,8 días, P90 = 11,2 días. El tiempo de procesamiento suma de 13 a 31 minutos. Entre 25 minutos y 4,8 días está la cuestión real.
«Comprobación»: En la bandeja hay de media 390 solicitudes, rendimiento 80/día → 4,9 días. Coincide.
«Palanca A, media plaza más en la comprobación sustantiva»: P50 baja a 3,9 días, P90 a 8,4. El cuello de botella es ahora claramente la autorización (93 %).
«Palanca B, sustitución fija para la autorización en lugar de actividad secundaria de una persona»: P50 baja a 3,1 días, P90 a 6,0. La dispersión del paso de autorización fue la palanca mayor, aunque no cuesta plaza.
«Palanca C, pago diario en lugar de dos veces por semana»: P50 −0,7 días, prácticamente gratis.
«Orden por efecto por esfuerzo»: C, B, A. La respuesta clásica, es decir más personal, queda la última.
Los cinco errores costosos
- «Registrar el tiempo de espera como paso.» Con eso se anticipa el resultado.
- «Calcular con medias en lugar de rangos.» Sin dispersión no hay cola, sin cola no hay tiempo de tránsito realista.
- «Omitir el día pico.» Un proceso con 85 % de media está por encima del 100 % en el día pico. Ahí nace el acumulamiento que dura semanas.
- «Modelar demasiado fino.» Treinta pasos, la misma respuesta, triple esfuerzo.
- «Publicar sin comprobación.» Little's Law cuesta cinco minutos y salva la credibilidad.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo lleva simular un proceso?
Para un proceso delimitado con cinco a diez pasos: medio día de trabajo puro, repartido en alrededor de una semana de tiempo de calendario. La mayor parte es obtención de datos, no construcción del modelo. El propio modelo está listo en alrededor de 30 minutos. Solo será más largo si la delimitación es controvertida.
¿Qué datos necesito como mínimo?
Tres números por paso (cantidad, duración de procesamiento como rango, capacidad) más la descripción del flujo de llegada con variación y factor pico. Todo puede ser estimado, siempre que la estimación conste como suposición en el resultado. Un event-log no es necesario; solo lo necesita si quiere medir el pasado en lugar de calcular un cambio.
¿Cómo detecto que mi modelo es incorrecto?
Con Little's Law: cuente los casos en espera y divídalos por el rendimiento diario. Si el tiempo de paso medido está claramente por encima del calculado, falta una cola en el modelo. Por lo general es una consulta, una segunda etapa de aprobación o una ejecución colectiva. Esta comprobación cuesta cinco minutos y es la más eficaz que existe.
¿Debo modelar los tiempos de espera como pasos propios?
No. El tiempo de espera surge en el modelo por sí mismo en cuanto un paso no tiene suficiente capacidad para la cantidad entrante. Quien lo registre como un paso fijo da por sentado el resultado que quería calcular. Después ya no podrá mostrar cómo cambia el tiempo de espera si la capacidad o la dispersión cambian.
¿Por qué cambiar solo una palanca por cálculo?
Porque de otro modo no puede asignarse el efecto. Si cambia capacidad, dispersión y enrutamiento simultáneamente, obtendrá un número mejor, pero ningún business case: nadie podrá decir qué parte de la inversión lo generó. Calculados individualmente surge un orden por efecto por esfuerzo, y a menudo contiene en primer lugar una medida gratuita.
Cálculelo con su propio proceso
FlowVisual convierte los números de este artículo en un modelo que se ejecuta, con sus volúmenes, sus capacidades, su margen.
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