La domanda che decide ogni incarico: «E come lo sappiamo?»

Il referto c'è, la misura è ovvia, e poi nel comitato direttivo arriva quella frase contro cui l'esperienza non può difendersi:

«Questa è la Sua valutazione. Come facciamo a sapere che il numero è corretto?»

Tre risposte abituali e perché non reggono:

• Benchmark. «In aziende comparabili richiede il 40% in meno.» Il cliente non è comparabile, e lo sa.
• Tabella. Un calcolo in Excel con tempi di lavorazione sommati. Non tiene conto di code, giorni di punta né concatenazioni. Chi conosce una di queste tre lacune smonta il numero in un attimo.
• Esperienza. Funziona se c'è fiducia, ma non contro un controller interno che sta difendendo il proprio progetto.

Ciò che regge è un modello che l'area funzionale ha costruito essa stessa, che gira sotto variabilità e le cui ipotesi sono documentate nel rapporto. Non perché sia più preciso, ma perché è «verificabile».

Acquisizione. Prima che arrivi l'incarico. Un modello in cinque passaggi con i numeri della telefonata preliminare, costruito in venti minuti, mostra all'interessato sul proprio processo dove si forma l'arretrato e quanto varrebbe approssimativamente una misura. È una conversazione diversa rispetto a una presentazione di slide con referenze altrui. La contrassegni come modello grezzo. L'onestà fa parte dell'efficacia.

Workshop. L'approvazione del modello. Modelli in diretta mentre le aree funzionali osservano. Il dissenso nel workshop è un vantaggio: ogni correzione fatta lì non verrà ripetuta nella presentazione finale. Se il modello gira e tutti annuiscono, le basi sono chiarite. Dopo si parla solo delle misure, non più della realtà.

Chiusura. La prova che sopravvive a Lei. Fissi lo stato attuale, modifichi esattamente una leva, confronti, esporti. Il rapporto porta la Sua intestazione, il Suo logo e il Suo colore distintivo. Contiene il caso prima/dopo in euro, l'intervallo e le ipotesi. Verrà inoltrato internamente quando Lei non ci sarà più, e porterà il Suo nome se un anno dopo si chiederà chi ha fatto i conti.

FlowVisual è un’applicazione desktop. Nessun account, nessuna registrazione, nessun trasferimento dei dati del modello a un server. Questo ha tre conseguenze pratiche nell’incarico:

• Nessuna discussione sulla gestione dei dati del cliente riguardo a un altro strumento nella cassetta degli attrezzi. Per clienti della pubblica amministrazione, della sanità, delle assicurazioni e del settore pubblico questo è regolarmente la differenza tra «la settimana prossima» e «il prossimo trimestre».
• Nessun ritorno di dati, che Lei dovrebbe spiegare nel proprio accordo di riservatezza.
• Lavoro offline in officina, in sala riunioni senza Wi‑Fi per ospiti, in treno.

Quello che modella sono comunque quantità, tempi e capacità, non dati personali. Ma proprio questo può dover essere verificato da qualcuno, e la verifica non è necessaria se nulla lascia il dispositivo.

FlowVisual è nato negli incarichi di consulenza della Balane GmbH ed è lo strumento per il metodo di consulenza dei processi Flowrefy. Otto passi divisi in due metà: FLOW misura, REFY affina. Chi cerca il metodo dietro (procedura, cassetta degli attrezzi, analisi di esempio calcolate) lo trova lì. Chi ha bisogno solo dello strumento non è obbligato ad adottare il metodo.

Quello che si è dimostrato efficace negli incarichi come sequenza:

1. Delimitare in una frase. «Dall’arrivo della fattura fino all’autorizzazione al pagamento.» Senza questa frase due aree discutono di processi diversi.
2. Modellare in modo approssimativo, cinque-dieci passi. Il collo di bottiglia quasi mai si trova nei dettagli. La precisione costa tempo e non sposta il risultato.
3. Domandare intervalli invece di valori puntuali. «Tra cinque e quindici minuti» è una risposta migliore di «in media dieci», e le aree operative la danno più volentieri perché è più veritiera.
4. Rendere visibili le assunzioni. Ogni numero stimato compare come assunzione nel rapporto. Questo neutralizza le obiezioni prima che arrivino.
5. Una leva per ogni fattura. Tre cambiamenti simultanei producono un numero che nessuno può attribuire a una singola leva e quindi non generano un Business Case.

• Fabrik-, Lager- oder Terminalauslegung → Laboratorio di simulazione (Arena, Simul8, AnyLogic, FlexSim, Plant Simulation). Logica di trasporto, matrici di attrezzaggio e piani di esperimenti sono qui volutamente assenti.
• Documentazione di processo conforme alle norme in BPMN → Strumento BPMN. Qui ci sono sei blocchi e nessun controllo della notazione; Veda BPMN-Simulation.
• Misurazione del passato da event log → Process Mining. FlowVisual calcola un'assunzione, non un log.
• Archivio di processi con centinaia di flussi e workflow di approvazione → BPM-Suite.

La classificazione completa delle categorie si trova nell'articolo Prozesssimulation: Software im Vergleich.