Rilevazione del processo o simulazione di processo? Che cosa ciascuna delle due può fare

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Cosa realizza una mappatura di processo

Viene sottovalutata soprattutto da chi vuole calcolare. Un quadro condiviso:

• chiude le dispute sulla realtà. Due reparti che descrivono lo stesso processo in modo diverso se ne accorgono soltanto con il diagramma.
• rende visibile la responsabilità. Le swimlane mostrano i passaggi, e i passaggi sono i punti in cui le pratiche si bloccano.
• è la base per documentazione, formazione, audit e sviluppo software. Un modello numerico non è adatto a questo scopo.
• costa quasi niente ed è nato in un workshop, non in un progetto.

Le forme diffuse differiscono meno di quanto sostengano i loro sostenitori:

Il Value Stream si avvicina di più al calcolo: registra tempi di attesa e scorte. Ma li misura in un giorno per un’attività tipica e quindi non risponde a ciò che accade nel giorno di punta.

Cosa non compare in nessuna mappatura

Quattro informazioni, indipendentemente dalla notazione:

1. Volume di arrivo e la sua variabilità. «120 pratiche al giorno» e «180 il primo del mese» non stanno in nessun diagramma.
2. Distribuzione delle durate di lavorazione. Una casella con «10 Min» è una media. La coda però nasce dalla dispersione, non dalla media.
3. Capacità per ruolo. Tre persone per sette ore produttive. Senza questo numero non esiste utilizzo.
4. Calendario e costi. Quando si lavora, quanto costa un’ora in quel ruolo.

Senza queste quattro informazioni non si può calcolare alcun diagramma, qualsiasi strumento lo apra. Questo vale anche per BPMN con modulo di simulazione: anche lì si inseriscono questi valori in dialoghi separati, vedere BPMN-Simulation.

Le quattro domande a cui un disegno non risponde

«Dov’è il collo di bottiglia?» Nel diagramma ogni casella sembra uguale. Il collo di bottiglia è il passaggio con il massimo utilizzo, e l’utilizzo non è una proprietà del disegno.

«Quanto dura nel caso peggiore?» Un diagramma non ha una distribuzione. Non può distinguere tra P50 e P90, e gli impegni si danno contro il P90.

«Cosa succede se automatizziamo il passo 3?» Nel disegno scompare una casella. Nella realtà l’intero volume arriva al passo successivo e il collo di bottiglia si sposta lì. Questo effetto a catena è la ragione più comune per cui i progetti di automazione non raggiungono i numeri previsti.

«Quanto vale questo in euro?» Servono volumi, durate e tariffe, più la coda, dove risiede gran parte dei costi.

Quando una mappatura è sufficiente

Non tutti i processi richiedono un modello numerico. Una mappatura è sufficiente quando:

• nessuno aspetta. Se il processo funziona ben sotto la capacità, il tempo di lavorazione è il tempo di attraversamento. Allora una somma è più onesta di una simulazione.
• l’obiettivo è la documentazione. Audit, formazione, affiancamento, obblighi di rendicontazione.
• il processo viene ricostruito e nessuno ha ancora numeri. Prima disegnare, poi raccogliere dati, poi calcolare.
• la decisione è già presa. Un modello che deve solo giustificare una decisione già presa non è analisi, ma decorazione.

Dal disegno al modello: il percorso

La transizione costa meno di quanto molti pensino, a condizione di resistere all’impulso di trasferire il diagramma così com’è.

1. Ridurre in sintesi. Una mappatura documentale ha trenta attività; un modello numerico ne richiede cinque-dieci. Raggruppi quanto la stessa persona fa in sequenza.
2. Ridurre le diramazioni a quelle reali, con una percentuale per ogni arco, non con tutti i casi particolari.
3. Aggiungere le interruzioni. Tutto ciò che esce dal processo (respinto, ritirato, scaduto). Nelle mappature mancano quasi sempre; nel calcolo sono decisive.
4. Reperire le quattro informazioni mancanti. Questo è il lavoro vero: circa due ore per un processo medio.
5. Calcolare e verificare con Little's Law. Stock ÷ throughput giornaliero contro il tempo di attraversamento calcolato.

Calcoli venti minuti per la trasposizione e due ore per i dati. Chi conosce queste proporzioni smette di considerare il diagramma la parte costosa.

Affiancati

La regola pratica: Entrambi, ma in sequenza e non nello stesso artefatto. Un diagramma che vuole essere contemporaneamente documentazione e modello numerico è troppo fine per l’uno o troppo grossolano per l’altro.