Strumento BPMN con simulazione: cosa la notazione può calcolare e cosa no.

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C’è un’affermazione che nelle scelte degli strumenti porta regolarmente a decisioni sbagliate: «Il nostro strumento BPMN fa anche simulazione.» È per lo più vera e quasi sempre inutile, perché può significare qualsiasi cosa, da un controllo di plausibilità fino a un simulatore di eventi completo.

Il motivo risiede nella notazione stessa.

Cosa descrive BPMN e cosa no

BPMN 2.0 è uno standard dell’OMG per la struttura di un processo: attività, eventi, gateway, corsie, flussi di messaggi. Risponde in modo completo e preciso alla domanda «che cosa accade in quale ordine e chi lo fa?»

Per i calcoli gli mancano cinque informazioni, semplicemente non previste dalla notazione:

1. Il processo di arrivo. Quanti casi arrivano e con quale distribuzione? Venti richieste al giorno distribuite uniformemente danno un quadro del tutto diverso rispetto a venti che arrivano a ondate il lunedì mattina.
2. La dispersione delle durate di lavorazione. Non «10 minuti», ma «da 5 a 20 minuti, per lo più 8». La dispersione è il motore della coda, non la media.
3. Capacità per risorsa. Quante persone con quale percentuale di impiego e quali ruoli condividono un pool?
4. Probabilità di diramazione. Un gateway XOR mostra che c’è una diramazione. Con quale frequenza viene intrapresa ciascuna via non è indicato da nessuna parte nel diagramma.
5. Calendari. Otto ore al giorno, giorni festivi, turni. Un caso che arriva il venerdì alle 16:50 non aspetta dieci minuti, ma tre giorni.

BPSim è stato creato proprio per questo problema. Lo standard della WfMC aggiunge parametri di simulazione a un modello BPMN senza modificarne la notazione. Il fatto stesso che serva questo standard è la migliore prova che BPMN da solo non consente di fare calcoli.

Cosa forniscono tipicamente i moduli di simulazione negli strumenti BPMN

Le suite di modellazione diffuse (Bizagi Modeler, SAP Signavio, ARIS e altre) offrono la simulazione in livelli progressivi. L’impostazione tipica, indipendentemente dal produttore:

• Verifica della struttura. Un token percorre effettivamente il modello, oppure ci sono vicoli ciechi e rami mai raggiunti? Utile, ma non ancora una simulazione in senso stretto.
• Analisi dei tempi. Durate per attività e, di conseguenza, tempo di attraversamento. Ancora senza limiti di capacità, quindi senza code.
• Analisi delle risorse. Solo qui diventa interessante: persone con capacità, quindi code e saturazione.
• Analisi dei calendari. Orari di lavoro e turni, che rendono realistiche le attese.

Camunda non rientra volutamente in questo elenco: è un motore di esecuzione, non un ambiente di simulazione. Lascia scorrere casi reali attraverso il processo e li misura. Questo è più prezioso di qualsiasi simulazione. Ma solo quando il processo è già automatizzato. Prima della decisione non aiuta.

Le cinque domande per il Suo strumento

Apra il Suo strumento di modellazione e verifichi in dieci minuti:

1. Posso inserire una durata come intervallo? Se il campo accetta solo un numero, lo strumento calcola con valori medi. Il risultato risulta allora sistematicamente troppo ottimistico. Le code nascono dalla dispersione e senza dispersione non nascono.

2. Ottengo un risultato con intervallo? Un tempo di attraversamento di «6,4 giorni» non è un’informazione, è un numero. «Da P10 4,1 a P90 11,8 giorni» è un’informazione. Gli strumenti che restituiscono solo valori puntuali hanno calcolato in modo deterministico oppure hanno omesso l’intervallo.

3. I ruoli condividono una capacità? In pratica la stessa persona svolge tre passaggi diversi. Gli strumenti che gestiscono la capacità per attività invece che per pool calcolano ogni passaggio come se fosse rilassato. La persona che li fa tutti e tre non lo è in nessuno di essi.

4. Vedo il giorno di picco o la media mensile? Sulla media mensile quasi ogni ruolo è sotto l’80% di utilizzo. Nel giorno di picco è proprio lì che il processo è crollato. Se il numero di utilizzo non indica a cosa si riferisce, è privo di valore.

5. Quanto costa il miglioramento e cosa rende? Quasi nessuno strumento di modellazione lo indica, perché tariffe dei costi e investimenti non fanno parte del modello. Eppure è proprio questo numero a decidere il progetto.

Il punto in cui si fermano anche i buoni moduli

Supponiamo che il Suo strumento superi tutte e cinque le verifiche. Resta allora un’ultima domanda. La maggior parte delle analisi fallisce qui, non per incapacità tecnica, ma perché nessuno la pone:

Dove migra il collo di bottiglia quando lo risolvo?

Un esempio che tutti conoscono: il controllo richiede troppo tempo, quindi viene automatizzato. La simulazione conferma: il tempo di controllo si riduce dell’80%. Ciò che spesso non mostra: l’autorizzazione a valle finora riceveva un caso ogni 26 minuti, perché il controllo non ne lasciava passare di più. Ora ne riceve uno ogni 10 minuti ed è essa stessa sovraccarica. Il throughput non aumenta come promesso e il tempo risparmiato finisce in una nuova coda.

Questo non è un caso speciale esotico, ma la regola. Un collo di bottiglia non scompare: migra. Un modello con cui non si possa simulare questo spostamento in pochi secondi porta a business case che in esercizio non si avverano.

Raccomandazione pratica

• Ha già una suite di modellazione con modulo di simulazione? La utilizzi. Un secondo strumento conviene solo se fallisce in una delle cinque domande.
• Sta appena iniziando a modellare? Non inizi con BPMN. La notazione è pensata per la documentazione; per la domanda «dove si inceppa e cosa porta un cambiamento?» è una deviazione attraverso un linguaggio che deve prima imparare.
• Deve giustificare un investimento? Allora Le servono intervalli, il giorno di picco, pool di risorse condivisi e un caso prima/dopo in euro. Verifichi quale degli strumenti che già possiede lo fornisce, prima di acquistarne uno nuovo.

FlowVisual rinuncia volutamente a BPMN: sei mattoncini invece di una notazione, durate come intervalli, utilizzo nel giorno di picco, pool condivisi. Alla fine c’è un prima/dopo in euro con intervallo P10–P90. Chi ha bisogno di BPMN per la documentazione non lo sostituisce con questo. Risponde a un’altra domanda.