¿Captura de procesos o simulación de procesos? ¿Qué puede cada una?
Un levantamiento de proceso (diagrama de flujo, swimlane, BPMN o mapa de valor) describe la estructura: qué pasos existen, quién los realiza, dónde hay bifurcaciones. Es la base para documentación, formación, auditoría y para el entendimiento común en el taller. Lo que no contiene es el comportamiento bajo carga: cantidad de llegadas, dispersión de los tiempos de procesamiento, capacidad por rol y calendarios. Por eso no puede responder ninguna de las cuatro preguntas que se plantean en proyectos de mejora: dónde está el cuello de botella, cuánto tarda en el peor de los casos, hacia dónde se desplaza el cuello de botella tras una medida y cuánto vale esa medida. Un levantamiento con ocho pasos se convierte en modelo de cálculo en aproximadamente veinte minutos.
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Lo que permite un levantamiento de proceso
A menudo lo subestiman quienes quieren calcular. Una imagen compartida:
- pone fin a disputas sobre la realidad. Dos departamentos que describen el mismo proceso de forma distinta solo lo notan cuando ven el diagrama.
- hace visible la responsabilidad. Las swimlanes muestran las transferencias, y las transferencias son los puntos donde los trabajos se quedan atascados.
- es la base para documentación, formación, auditoría y desarrollo de software. Un modelo de cálculo no sirve para eso.
- cuesta casi nada y se crea en un taller, no en un proyecto.
Las formas habituales difieren menos de lo que sus partidarios afirman:
| Forma | Fortaleza | Punto ciego |
|---|---|---|
| Diagrama de flujo | Inmediatamente comprensible, no requiere formación | Sin roles, sin tiempos |
| Swimlane | Transferencias y responsabilidades visibles | Sin volúmenes, sin capacidad |
| BPMN 2.0 | Estandarizado, intercambiable, próximo a la ejecución | Falta completamente el comportamiento bajo carga |
| Flujo de valor (VSM) | Incluye existencias y tiempos de espera | Foto fija, sin variación |
| SIPOC | Delimitación rápida, bueno para iniciar proyectos | Muy grueso, sin lógica de proceso |
El flujo de valor se aproxima más al cálculo: registra tiempos de espera y existencias. Pero los mide en un día para un caso típico y por ello no responde a lo que pasa en el día de máxima demanda.
Lo que no aparece en ningún levantamiento
Cuatro datos, independientes de la notación:
- Cantidad de llegada y su variación. “120 trabajos al día” y “180 el primer día del mes” no aparecen en ningún diagrama.
- Dispersión de las duraciones de procesamiento. Un recuadro con “10 min” es una media. La cola surge por la amplitud, no por la media.
- Capacidad por rol. Tres personas por siete horas productivas. Sin ese dato no hay utilización.
- Calendario y costes. Cuándo se trabaja y cuánto cuesta una hora en ese rol.
Sin estos cuatro no puede calcularse ningún diagrama, sea cual sea la herramienta que lo abra. Esto vale también para BPMN con módulo de simulación: allí también debe introducirse estos valores en cuadros separados, vea BPMN-Simulation.
Las cuatro preguntas donde fracasa una imagen
«¿Dónde está el cuello de botella?» En el diagrama todas las casillas parecen iguales. El cuello de botella es el paso con mayor utilización, y la utilización no es una propiedad de la imagen.
«¿Cuánto dura en el peor caso?» Un diagrama no tiene una distribución. No puede distinguir entre P50 y P90, y las promesas se hacen respecto al P90.
«¿Qué ocurre si automatizamos el paso 3?» En la imagen desaparece una casilla. En la realidad la carga completa llega al siguiente paso y el cuello de botella se desplaza allí. Esta consecuencia secundaria es la razón más frecuente por la que los proyectos de automatización no alcanzan sus cifras.
«¿Cuánto vale eso en euros?» Para eso hacen falta cantidades, tiempos y tarifas, además de la cola, donde reside gran parte del coste.
Cuándo basta un levantamiento
No todo proceso necesita un modelo de cálculo. Un levantamiento es suficiente si:
- nadie espera. Si el proceso funciona muy por debajo del límite de capacidad, el tiempo de procesamiento es el tiempo de paso. Entonces una suma honesta vale más que una simulación.
- el objetivo es documentación. Auditoría, formación, integración, obligación de justificar.
- el proceso se reconstruye y nadie tiene cifras aún. Primero dibujar, luego recoger cifras, después calcular.
- la decisión ya está tomada. Un modelo que solo sirve para justificar una decisión ya tomada no es análisis sino decoración.
Del diagrama al modelo: el camino
La transición cuesta menos de lo que la mayoría supone, siempre que se resista al impulso de trasladar el diagrama tal cual.
- Resumir a grandes rasgos. Un levantamiento listo para documentación tiene treinta actividades; un modelo de cálculo necesita cinco a diez. Agrupe lo que hace el mismo rol de forma consecutiva.
- Reducir bifurcaciones a las reales, con porcentaje por arista, no con todos los casos excepcionales.
- Añadir abandonos. Todo lo que sale del proceso (rechazado, retirado, perdido). En los levantamientos casi siempre faltan; en el cálculo son decisivos.
- Obtener los cuatro datos que faltan. Ese es el trabajo real: alrededor de dos horas para un proceso medio.
- Calcular y verificar con Little's Law. Existencia ÷ rendimiento diario frente al tiempo de paso calculado.
Calcule veinte minutos para la transferencia y dos horas para los datos. Quien conoce estas proporciones deja de considerar el diagrama como la parte cara.
Paralelos
| Levantamiento de proceso | Simulación de procesos | |
|---|---|---|
| Responde | ¿Cómo funciona? | ¿Qué ocurre bajo carga? |
| Incluye | Estructura, roles, bifurcaciones | además cantidades, distribuciones, capacidades, calendarios |
| Salida | Diagrama | Rendimiento, tiempo de paso como banda, utilización, costes |
| Duración de vida | Años, versionado | Semanas, para una decisión |
| Grado de detalle | 20–30 actividades | 5–10 pasos |
| Esfuerzo | Horas | medio día, sobre todo obtención de datos |
| Fracasa por | cualquier pregunta numérica | por pretender ser documentación |
La regla práctica: Ambos, pero uno tras otro y no en el mismo artefacto. Un diagrama que quiera ser a la vez documentación y modelo de cálculo es demasiado detallado para uno y demasiado grueso para el otro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear directamente una simulación a partir de un diagrama BPMN?
No sin información adicional. BPMN describe la estructura; para el cálculo faltan la cantidad de llegadas, la dispersión, la capacidad y el calendario. Las herramientas con módulo de simulación solicitan estos valores en sus propios diálogos. La importación le ahorra la estructura, no los datos. Los datos son el trabajo.
¿No basta un análisis de flujo de valor?
Se acerca al cálculo porque registra existencias y tiempos de espera. Lo que le falta es la variación: mide en un día para un caso típico. Además, no muestra el encadenamiento: un paso tras el cuello de botella parece relajado porque solo recibe lo que el cuello de botella deja pasar, y tras resolverlo él mismo se convierte en cuello de botella.
¿Qué nivel de detalle debe tener un modelo de cálculo?
Cinco a diez pasos. Eso es claramente más grueso que un registro listo para documentación, y es intencional: el cuello de botella está en el punto de mayor utilización, y eso es igualmente visible con una modelización gruesa. Cada actividad adicional cuesta campos de entrada sin mover el resultado.
Ya hemos documentado 200 procesos. ¿Podemos simularlos todos?
Rara vez tiene sentido. La simulación vale la pena donde los procesos esperan y hay que tomar una decisión, típicamente en un puñado de procesos a la vez. Las otras 195 documentaciones conservan su valor como documentación. Un modelo sin decisión pendiente es trabajo de mantenimiento sin rendimiento.
¿Sustituye la simulación la captura de procesos?
No. La captura aclara cómo funciona el proceso y crea la base común. Sin ella, usted modela un flujo al que los implicados no han dado su acuerdo. La simulación se apoya en ello y responde las preguntas sobre carga, cuello de botella y efecto. Ambos tienen distintos lectores y distintas duraciones.
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