Simulare un processo in Visio: perché non funziona e cosa aiuta invece

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Chi cerca «simulare un processo in Visio» trova molti risultati e nessuna soluzione. Il motivo è semplice: non si può fare. Però la ricerca è comunque giustificata. Sta infatti descrivendo un problema diverso da quello che sembra.

Perché gli strumenti di disegno non possono calcolare

Visio, Lucidchart, draw.io, Miro e Whimsical creano un’immagine. In quell’immagine ci sono forme, collegamenti e testo. Ciò che non c’è:

• Tempo. Una casella non sa che ci vogliono dieci minuti. Il testo «10 Min» è una stringa come tutte le altre.
• Quantità. Non esiste il concetto che qui passino 120 processi al giorno.
• Capacità. A nessuno è assegnato questo passaggio, e se lo è, solo come etichetta.
• Coda. Ed è il punto decisivo: senza limite di capacità nulla può accumularsi, e senza accumulo non esiste tempo di attraversamento ma solo una somma.

Visio Professional ha regole di convalida che controllano se un diagramma è strutturalmente corretto (vicoli ciechi, forme non connesse, conformità BPMN). Questo è utile, ma è il controllo ortografico, non un calcolo.

Anche le offerte aggiuntive di terze parti cambiano poco: esportano il diagramma in un altro strumento che poi calcola. È una via sensata. Ma non è Visio che simula.

Quello che sta cercando davvero

Quasi sempre dietro la ricerca ci sono una di queste quattro domande:

1. «Dove è il collo di bottiglia del mio processo?» Vuole trovare l’ingorgo.
2. «Quanto dura veramente?» Vuole il tempo di attraversamento, non la somma dei tempi di lavorazione.
3. «Cosa produce questo cambiamento?» Deve giustificare un investimento.
4. «La nostra capacità basta per l’anno prossimo?» Pianifica il personale rispetto alla crescita dei volumi.

Nessuna di queste quattro domande ha bisogno di un diagramma più bello. Tutte e quattro hanno bisogno di numeri.

Via 1: Calcolare a mano (costa mezza giornata)

Per le domande 1 e 4 basta un calcolo a mano, ed è più onesto di qualsiasi modello parzialmente alimentato.

Per ogni passo servono tre dati: quantità per giorno, durata di lavorazione, tempo di lavoro disponibile.

Utilizzo  ρ  =  (Quantità × Durata)  ÷  tempo di lavoro disponibile

Il passo con il valore più alto è il suo collo di bottiglia. Tutto oltre l’85% è un valore di allarme, non solo il 100%, perché il tempo di attesa cresce con il fattore ρ/(1−ρ) ed esplode vicino al limite. Il calcolo completo con tabella è in Calcolare il collo di bottiglia.

Controllo incrociato con Little's Law: conti i processi in attesa prima di ogni passo e li divida per il throughput giornaliero. Otterrà il tempo di attraversamento reale, di solito un multiplo di quanto mostra il diagramma.

Limite di questa via: non risponde alla domanda 3. Appena vuole sapere cosa provoca una modifica, il calcolo a mano fallisce, perché non vede che il collo di bottiglia dopo un miglioramento può spostarsi su un altro passo.

Via 2: Esportare il diagramma

Se ha già un diagramma BPMN pulito, lo può importare in uno strumento con un motore di calcolo. Lo standard BPSim esiste proprio per questo: aggiunge parametri di simulazione a un modello BPMN senza cambiare la notazione.

Praticamente significa comunque: inserire di nuovo tassi di arrivo, distribuzioni, capacità e calendari. Il diagramma le risparmia la struttura, non i dati. I dati sono il lavoro. Di più in Strumento BPMN con simulazione.

Conviene se: tiene comunque BPMN aggiornato e il modello è grande. Non conviene se: il suo processo ha cinque-dieci passi. In quel caso rimodellare è più veloce di qualsiasi esportazione.

Via 3: Modellare in uno strumento che calcola

Per le domande 2, 3 e 4 non c’è alternativa. Quale tipo di strumento è giusto dipende dallo scopo. Le quattro categorie e i loro limiti sono in Simulazione di processo: confronto software.

Breve riassunto:

L’errore che costa caro

La strada più diffusa è una via di mezzo: si inseriscono numeri nel diagramma («10 Min», «74 % utilizzo», «3 giorni») e si tratta il risultato come se fosse un calcolo.

Questo è peggio che non avere numeri. Un diagramma con numeri sembra che qualcuno abbia fatto i conti. In sede di direzione nessuno chiederà da dove venga il 74%. Fino a quando il progetto è avviato e i numeri non si verificano.

Se tiene numeri nel diagramma, specifichi da dove vengono e cosa non significano. «Tempo di lavorazione, stimato, senza attesa» è un’etichetta onesta. «74%» da sola è un’affermazione.

Raccomandazione pratica

1. Mantenga Visio per ciò che sa fare. Per documentazione, formazione e audit non c’è quasi nulla di meglio.
2. Calcoli a mano l’utilizzo per passo. Mezza giornata e conoscerà il suo collo di bottiglia.
3. Solo quando deve giustificare una modifica servono strumenti con motore di calcolo, e allora uno che fornisca bande di risultato invece di un singolo numero.

FlowVisual è costruito per il passo 3: assemblare un processo in minuti con blocchi, farlo girare sotto carico, confrontare prima/dopo in Euro con intervallo P10–P90. Non sostituisce Visio. Risponde alla domanda per la quale Visio non sbaglia: semplicemente non è competente.