Approvazione fatture: perché l'OCR non dimezza i tempi di attraversamento

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La liberazione delle fatture è il processo amministrativo con il maggior numero di progetti di automazione e con la quota più alta di progetti il cui Business Case non si realizza in seguito. La ragione si può mostrare con un modello calcolato.

«Nota:» I numeri seguenti provengono da un modello di esempio, non da un mandato reale. Sono scelti in modo da corrispondere a ordini di grandezza tipici nelle medie imprese. Inserisca i propri. Lo schema resta valido.

Il modello iniziale

Un'azienda elabora 1200 fatture d'acquisto al mese, cioè circa 60 in una giornata lavorativa. Il processo ha cinque passaggi:

Se si sommano solo i tempi di lavorazione, si arriva a circa 20–30 minuti per fattura. Il tempo di attraversamento effettivo dall'arrivo alla liberazione del pagamento in queste configurazioni è regolarmente di otto–dodici giorni lavorativi.

Tra 25 minuti e dieci giorni vi sono circa tre ordini di grandezza. Questo divario è il vero oggetto del progetto. È composto quasi interamente da tempi di attesa.

Dove si genera il tempo di attesa

Distribuendo i dieci giorni sui passaggi si ottiene un quadro che si presenta quasi sempre in questa forma:

• Dall'arrivo alla registrazione: meno di un giorno. La capacità è sufficiente.
• Registrazione: uno–due giorni. Utilizzo circa 80 %, quindi notevole ma gestibile.
• Attesa per l'approvazione sostanziale: cinque–otto giorni. Qui risiede il processo.
• Contabilizzazione e controllo: meno di un giorno.
• Attesa del successivo esecuzione pagamenti: in media 1,5 giorni.

La ragione dell'attesa è strutturale e non ha a che fare con pigrizia: l'approvazione non è un lavoro a tempo pieno. È un'attività secondaria di 14 persone, che hanno un compito principale. Ognuna di esse gestisce le approvazioni quando ha tempo, tipicamente una volta al giorno, a volte meno, durante le ferie per nulla.

Questo passaggio ha quindi due caratteristiche che insieme sono fatali:

1. Distribuzione molto ampia. Una fattura viene approvata in dieci minuti o in sei giorni. La dispersione è il principale fattore che genera il tempo di attesa. Entra quadraticamente nella formula delle code.
2. Nessuna sostituzione. Se una persona è assente, la sua parte attende fino al suo ritorno. Non esiste un pool che subentri.

Cosa ottiene davvero l'OCR

La proposta tipica del progetto è: introdurre il riconoscimento dei documenti, inserire automaticamente i dati della fattura nell'ERP, ridurre il tempo di registrazione da 10 a 2 minuti.

La tabella calcola: 8 minuti × 1200 fatture × 12 mesi = 1920 ore all'anno. A 55 €/h sono 105.600 €. Il progetto viene approvato.

Ciò che accade realmente:

La registrazione diventa più veloce, e di molto. Non è una promessa di marketing, ma avviene. L'utilizzo della contabilità fornitori scende dall'80 % a meno del 30 %.

Il tempo di attraversamento diminuisce di circa un giorno. Da dieci a nove. Perché la registrazione non è mai stata il collo di bottiglia.

E poi peggiora prima di migliorare. Prima la registrazione passava circa 60 fatture al giorno all'approvazione in modo uniforme. Ora arrivano a ondate. Non appena la scansione è pronta, tutte insieme. L'approvazione, che prima era limitata dalla registrazione, riceve ora l'intero volume e l'intera variabilità. Il suo tempo di attesa aumenta.

Il collo di bottiglia non è scomparso. Si è spostato. Il tempo risparmiato ora si presenta come attesa davanti al reparto operativo.

Il risparmio che esiste davvero

Non fraintenda: le 1920 ore sono reali. Non sono però ciò che il Business Case aveva sostenuto.

• Ciò che si realizza: capacità nella contabilità fornitori. È preziosa: per crescita senza nuove assunzioni, per sfruttare sconti per pagamento anticipato, per qualità.
• Ciò che non si realizza: la promessa dimezzamento del tempo di attraversamento. E su quello il progetto viene valutato, perché i reparti operativi si lamentano.

La differenza tra i due è il motivo per cui un progetto tecnicamente riuscito finisce per essere una delusione.

Cosa riduce davvero il tempo di attraversamento

Tutte le misure efficaci intervengono sull'approvazione sostanziale, e nessuna di esse è un acquisto di software:

1. Soglie di valore. Le fatture sotto una soglia non richiedono un'approvazione individuale sostanziale, ma un controllo a campione a posteriori. Nelle distribuzioni tipiche metà dei documenti rappresenta solo una piccola parte del volume. Tuttavia impegna metà di tutte le operazioni di approvazione.

2. Regole di sostituzione con automatismi. Nessun inoltro manuale, ma: dopo X giorni senza risposta la fattura passa al sostituto. Questo taglia la lunga coda della distribuzione, ed è quella che rovina la media.

3. Approvazione collettiva a orari fissi. Invece di «quando ho tempo» uno slot fisso giornaliero. Questo riduce drasticamente la dispersione, senza che nessuno lavori di più.

4. Approvazione prima della registrazione. Il classico errore d'ordine: prima si registra con cura e poi si scopre che la fattura è contesa. Una breve verifica sostanziale all'inizio del processo evita di registrare tutti i casi contestati.

L'intervento 3 risulta per esperienza il più efficace rispetto all'impegno richiesto. È anche quello che non compare in nessuna offerta, perché non si vende bene.

L'ordine che funziona

1. Prima misuri, dove sta il tempo. Contare il lavoro in giacenza prima di ogni passaggio, dividere per il flusso giornaliero. Costa mezza giornata e risponde alla domanda centrale.
2. Poi alleggerisca l'approvazione. Soglie di valore, sostituzioni, slot fissi. Non serve budget.
3. Poi misuri di nuovo. Il collo di bottiglia sta ora altrove, probabilmente nella registrazione.
4. Poi automatizzi. Ora l'automazione colpisce il vero collo di bottiglia, e il risparmio appare anche nel tempo di attraversamento.

Chi procede in questo ordine acquista lo stesso software, ma ottiene un progetto che mantiene quanto promesso nel Business Case.

Perché vale la pena simulare prima di acquistare

L'effetto descritto (collo di bottiglia che si sposta, risparmio che evapora) non è visibile in una tabella, perché una tabella calcola ogni passaggio a sé. In un modello di simulazione lo si vede in pochi secondi: si riduce la durata della registrazione e la coda davanti all'approvazione cresce davanti ai propri occhi.

FlowVisual è stato creato proprio per questo. Il processo sopra si modella in circa mezz'ora; dopo ciò la domanda «cosa succede se introduciamo l'OCR?» richiede un clic. La risposta arriva con l'intervallo P10–P90, invece che come un numero che nessuno può difendere.