发票审批作为现成的计算模型

Eingang: rund 1 200 Rechnungen im Monat, also etwa 60 an einem Arbeitstag, mit Spitzenfaktor zum Monatsende。

Der entscheidende Befund: Die Summe der Bearbeitungszeiten liegt bei 20 bis 30 Minuten je Rechnung, die tatsächliche Durchlaufzeit bei acht bis zwölf Arbeitstagen。Zwischen beiden liegen rund drei Grössenordnungen, und diese Lücke besteht fast vollständig aus Wartezeit， überwiegend vor der sachlichen Freigabe。

Der Grund ist strukturell und hat nichts mit Nachlässigkeit zu tun： Freigeben ist kein Vollzeitjob, sondern eine Nebentätigkeit von vierzehn Personen。Daraus folgen sehr hohe Streuung (zehn Minuten oder sechs Tage) und fehlende Vertretung。Zwei Eigenschaften, die zusammen die Wartezeit erzeugen。

1. 每工作日的处理量。 去年发票到达量 ÷ 工作日。该数据可在应付账款或 ERP 报表中找到。
2. 峰值系数。 最繁忙一天的发票数量相对于普通日是多少？通常在月末；常见系数为 1.5 到 2。没有这个值，您会计算出一个永远不在负载下运行的流程。
3. 会计部门的产能。 人数 × 每天有效工作小时。经验法则：岗位占比 × 7 小时，而不是 × 8。会议、追问和中断不属于处理时间。
4. 批准人的人数。 有多少人进行实质性批准？这个数字比任何其他因素更决定离散性。
5. 批准节奏。 平均每位批准人多长时间查看一次自己的收件篮？每天、每周两次、不规律？将其作为处理间隔填写，而不是作为批准本身的持续时间。
6. 按角色的全成本小时费率。 毛薪 × 1.5 到 1.8，再除以约 1 500 小时/年的有效工作小时。一个年薪 50 000 欧元的岗位因此每小时约 53 €，而不是用薪资 ÷ 2 080 小时得出的天真 24 €。使用该天真费率会使您之后的以欧元计的结论容易受到质疑。

在计算前的核对： 统计当前等待的发票数量并除以日吞吐量（Little's Law）。如果得到的通过时间与您已知的大致相符，模型就是可用的。如果差异很大，说明缺少了一处等待队列，通常是对供应商的追问，或自某个金额阈值起的第二道批准。

杠杆1. 凭证识别（OCR）用于录入。 大幅缩短录入时间。把它算一算，然后观察审批会怎样：审批现在收到的是完整数量而不是被限制的数量，审批反而会成为新的瓶颈。整体的通过时间下降远小于录入时间的下降。恰好这个效应是自动化项目商业案例未达预期的最常见原因。

杠杆2. 用于事后实质性审批的金额门槛。 低于某一阈值的发票无需逐一审批，而改为事后抽查。这会减少审批的数量，而不是时间，因此在等待时间产生的环节更有效。

杠杆3. 代理规则与共享池。 不是加快审批速度，而是降低离散程度：缺席时有固定代理，每个部门使用共同的审批篮而不是个人篮。等待时间随着离散程度的平方增长。将离散程度减半，其贡献将减少为四分之一。

杠杆4. 每日一次付款执行，而不是每周两次。 最便宜的杠杆，通常只需一个设置。平均可减少大约一天。

分别计算这四个杠杆，并按每单位投入的效果排序。在此类大多数模型中，杠杆2或3的效果通常优于杠杆1。但市场上常被推广的是杠杆1。

本示例的详细分析见文章 发票审批：为什么 OCR 不会将通过时间减半。

在保留现状、修改一个杠杆并进行第二次运行后，比对结果给出：

• 前后周转时间 以 P50 和 P90 表示。承诺应基于 P90，而非中位数。
• 各步骤在峰值日的利用率 以及措施后的新瓶颈。
• 年度人员成本影响 以区间表示，基于数量、时间与全成本费率计算。
• 假设清单 包含每一项估算输入。说明“未对向供应商的追问进行建模”可以在提问前就消减最尖锐的追问影响。

输出为两个 PDF：给决策者的报价，以及用于可追溯性的文档；如果您已上传信头，将使用您的信头。

• Auftragsabwicklung 从订单到订单确认完成。出现共享角色的情况：两个单独看上去轻松的步骤，实际上是同一人同一下午的工作。
• Angebotsprozess 从询价到已发送报价。此情形中，交付周期直接影响收入而非成本。
• 发票审批就是本页。
• Reklamationsbearbeitung 的瓶颈位于外部，因此诚实的建议不是“自动化”。
• Mitarbeiter-Onboarding 参与者多，量少且波动大。这种情况由一连串预约决定通过时间。
• IT-Ticket 展示典型的排队行为并有分支：65 % 立即解决，35 % 进入二线支持。

每个模板可在欢迎窗口通过 查看模板 打开。首次使用时，建议在开始创建自己的模型前先打开一个模板。否则模型会建得过于精细。