FlowVisual
操作指南 · macOS 与 Windows

分七个步骤模拟流程、找到瓶颈并证明效果

FlowVisual 是什么、为谁而建以及如何使用：您事先需要收集什么、应按何顺序点击哪些项、如何解读结果以及当决策委员会有人质疑时数据会因何失效。

简而言之

FlowVisual 是一款适用于 macOS 和 Windows 的桌面流程模拟器。您手工建模一个流程，将数量、产能和处理时间以区间形式输入，然后在 Monte Carlo 压力测试中运行数百次。结果会显示哪个步骤限制吞吐量以及其概率，中位数和 P90 下某个操作需要多长时间，以及某项变更在欧元和时间上值多少钱。第一次完整运行大约需要 30 分钟。没有事件日志，没有账户，没有云端。

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时长约 30 分钟
预先知识无
步骤 1–7免费
版本1.2.1
01目的

FlowVisual 为何而建

FlowVisual 回答三个问题：流程卡在哪里，一项改动值多少，工作由谁承担。为此所需的准备，比大多数人预想的少。

适用场景
  • 在波动中找到瓶颈，也就是限制吞吐量的步骤，而不是那个被抱怨得最响的步骤。
  • 计算尚不存在的流程：计划中的自动化、新的角色分配、翻倍的工作量。
  • 展示后续影响：如果您解决了瓶颈，瓶颈会迁移到哪里。这是大多数商业案例翻转的关键所在。
  • 用欧元和时间来证明一项措施，使用 P10–P90 区间而不是带两位小数的单一数字。
  • 在研讨会中实时建模，当相关业务部门人员在旁边坐着并提出异议时。
您不需要的东西
  • 不需要事件日志，也不需要数据项目。您描述流程，FlowVisual 进行计算，连尚不存在的流程也能算。
  • 不需要学习记法。六个构件或一张表格就够了，流程图、流程手册和 RACI 都由此生成。
  • 不需要为公司另备一套工具。组织架构图、团队、角色、系统、流程全景和架构都在同一个模型里。
  • 不需要账户，也不需要云端。模型和结果都留在您的磁盘上。

经验法则：想知道昨天发生了什么，并且有干净的事件日志，适合用 Process Mining 工具。想知道第 3 步自动化之后明天会发生什么，适合用 FlowVisual。本页介绍软件操作；背后的方法（八个步骤、访谈、优先级排序，如有需要可由顾问陪同实施）是 flowrefy.com 上的 FLOWREFY 方法。

02准备工作

在开始之前您需要收集的内容

二十分钟的准备可以节省两个小时的后续工作。每个步骤您需要五项信息。允许估算，但不允许捏造。

  1. 01

    入口流量

    每天有多少个流程进入，高峰日会多多少？两者都可以在 ERP、工单系统或发票接收清单中找到。

  2. 02

    处理时间区间

    不是 7,5 分钟，而是 5 到 15 分钟。区间才是实质信息，它产生了我们所关注的等待队列。

  3. 03

    每步产能

    要么是 人员 × 每天小时数 × 效率，要么是以件/天为单位的固定节拍，如果某台设备或固定节奏限制了能力。

  4. 04

    每步的角色与系统

    谁来做，在什么系统中？由此会产生每个角色的利用率以及 IT 视角下的介质断裂。

  5. 05

    每个角色的完全成本率

    税前工资 × 1.5 到 1.8，再除以每年约 1 500 个有效工作小时。一个 50 000 欧元的岗位因此每小时成本更像是 53 € 而不是天真的 24 €。用天真的费率，之后任何以欧元计的结论都会受到质疑。

缺少某个数字时，先估算或留空。FlowVisual 会将其标记为“估计”或“未采集”，并列入“待澄清”，直到有依据为止。您可以立即继续工作。

03说明

七个步骤

每次都是相同的顺序。遵循它的人在半小时后就能得到一个可以辩护的数字。

  1. 012 分钟

    安装并查看一个现成模型

    启动后，FlowVisual 会打开一个入门面板，提供三条路径：“使用示例数据打开”、“浏览模板”或“进行 2 分钟导览”。第一次使用请选择一个模板，例如订单处理、报价流程、发票审批、投诉处理、员工入职或 IT 工单。三十秒内您就能看到成品模型的样子，而不必从头摸索。

    待办事项
    1. 1在入门面板中选择“浏览模板”，之后也可通过菜单“文件”→“模板…”打开
    2. 2打开一个模板，并跟随 2 分钟导览
    3. 3之后选择“新流程”创建自己的模型
    常见错误

    从自己的流程开始，而从未看过任何成品模型。这样构建时通常过于细化。

  2. 0210 分钟

    绘制流程

    左侧有六个构件：开始、步骤、决策、结束、终止、子流程。不需要更多。使用“连接”时先点击源再点击目标。五到十个步骤足以形成一个有意义的模型。画二十个步骤的人是在建组织而不是在找瓶颈。

    待办事项
    1. 1放置开始，然后按真实流程的顺序放置步骤
    2. 2在流程真正分岔的地方放置决策，为每条边设置路由权重
    3. 3终止用于所有离开流程的情况：撤回、拒绝、搁置
    常见错误

    将构成约 2% 流程的特殊情况一并建模。它们不会改变结果，但会花费一小时。

    FlowVisual 1.2.1
    模型视图：五个步骤，三个出口。构件的填充是工作量，数字是利用率，颜色是状态。这里一个步骤以 377% 拖慢了其他所有步骤。
    模型视图：五个步骤，三个出口。构件的填充是工作量，数字是利用率，颜色是状态。这里一个步骤以 377% 拖慢了其他所有步骤。
  3. 038 分钟

    输入数量、时间与成本

    右侧是“详情”栏，可通过页面标题栏最右侧的图标显示或隐藏。未选中任何对象时，它显示到达：每日量、波动、峰值概率、峰值因子。点击某个步骤后，它显示该步骤：名称、产能、处理时长上下限、小时费率。更细的内容（故障概率、剩余产能、角色、系统）位于下方，不会挡在前面。

    待办事项
    1. 1设置到达：每日量，波动，峰值概率，峰值因子
    2. 2每个步骤：容量以人数×每天工时或以节拍表示，以及处理时间从…到…
    3. 3填写角色、系统和小时费率，它们稍后会反映为欧元数值
    常见错误

    将处理时间的起止设为相同。没有区间就不会产生队列，压力测试会显示一个不存在的世界。

  4. 042 分钟

    先观察，再计算

    模型立即运行。工作沿边流动，队列会形成和消散，构件的颜色表示利用率：绿色有空余，黄色紧张，红色超出容量。这两分钟不是装饰。若有连接缺失或路由权重方向错误，这里会显现。

    待办事项
    1. 1观察并与业务部门核对：真的是这样运行吗？
    2. 2检查状态栏：步骤数量，到达，关于数据不完整的提示
    3. 3只有当画面与真实流程相符时才继续
    常见错误

    不要把正在运行的画面当作结果。那是预览，可靠的数据来自压力测试。

  5. 051 分钟

    启动压力测试并查看瓶颈

    “压力测试”位于“流程”区域的页面标题栏中，旁边是“证明”和“导出”。FlowVisual 以抽样的到达量和处理时间运行数百次。面板首先指出卡点：瓶颈及其概率，即该步骤在多少次运行中成为限制。下方是周期时间的中位数和 P90、超出产能的天数比例、吞吐量和脆弱性。

    待办事项
    1. 1点击压力测试并将结果保留在屏幕上
    2. 2点击最上面的条，该步骤会直接在“详情”中打开
    3. 3依次查看四个视图：模型、运营活动、IT、管理层
    常见错误

    不要只看平均值。P90 的周期时间才是会让客户抱怨的那个。

    FlowVisual 1.2.1
    400 次运行后的压力面板：每个步骤的瓶颈概率，高峰日的利用率，周期时间的中位数和 P90，超过容量的天数比例。
    400 次运行后的压力面板：每个步骤的瓶颈概率，高峰日的利用率，周期时间的中位数和 P90，超过容量的天数比例。
  6. 065 分钟

    捕获前，改变一个杠杆，再次测量

    这一步把观察变成论据。“捕获前”会冻结起始状态；在您第一次修改时，FlowVisual 也会自动捕获它。然后只改变一件事：提高产能、缩短处理时间、自动化某个步骤、替换子流程。再次运行压力测试，然后点击页面标题栏中的“证明”：以欧元和时间显示前后对比，并附区间。

    待办事项
    1. 1点击“捕获前”，或直接开始修改：第一次修改会自动捕获起始状态
    2. 2只改变一个杠杆，不要三个
    3. 3重新运行压力测试，然后打开“证明”
    常见错误

    不要同时拉两个杠杆。之后没人知道哪个起作用，而且很可能两者都不起作用。

  7. 073 分钟

    证明并移交

    成果通过“导出”离开工具：包含前后对比、已核查选项和建议的报价，包含模型、假设、运行次数和分析边界的文档，以及工作包、研讨会纪要和 JSON 或 CSV 格式的数据。保存和 PDF 免费，PDF 会带有试用标记。Pro 提供无水印 PDF、您的信头、Word、Visio 和 draw.io。

    待办事项
    1. 1使用 Pro 时，先在设置中设定信头、标志和强调色
    2. 2导出 → 报价（PDF）给决策者
    3. 3导出 → 文档（PDF）用于可追溯性
    常见错误

    在导出中保留模板值。如果报价中仍然保留示例模板的小时费率，整个文件就被作废。

04评估

关键的六个数字

一次压力测试产生的数字多于对话所能容纳。以下六项承载主要结论。

01
瓶颈发生概率
该步骤在多少次运行中成为瓶颈。如果最上面的值低于 50%，并且出现了第二个候选者，那么两者都应纳入讨论。
02
高峰日的利用率
需求除以高峰日的容量，而不是月平均。大约在 85% 时，队列会呈超比例增长，达到 100% 时则会无限增长。
03
周期时间：中位数和 P90
一半的流程比中位数更快。位于P90之上的占百分之十，这些是会引起客户抱怨的案例。
04
超过容量
某步骤在一天内得到的工作超过其完成能力的天数占比。这些天产生的积压会在月末显现。
05
吞吐量
每天完成的流程数量。该数值受制于瓶颈，其他环节的改进不会改变它。
06
脆弱性
下一个环节在增加多少体量时会崩溃。先于问题被提出就回答了增长方面的问题。
业务部门视角：高峰日各角色的利用率。超过 100% 表示工作到达的速度快于该角色处理的速度。
业务部门视角：高峰日各角色的利用率。超过 100% 表示工作到达的速度快于该角色处理的速度。
IT 视角：每个系统的负载、明确指出的介质断点，以及以欧元/年计的自动化潜力。
IT 视角：每个系统的负载、明确指出的介质断点，以及以欧元/年计的自动化潜力。

这些数字每一项都是一个区间，而不是点值。把它们作为点值传播，就是在承诺模型并不具备的精确度。

供查阅
05范围

工具能做什么，边界在哪里

可行
  • 离散事件仿真并配合 Monte Carlo 重复：数百次运行，给出区间而非均值。
  • 六个构件、子流程和区域，加上组织架构图、流程全景和架构：从单个流程到整个公司，都在一个模型中。
  • 共享资源：多个步骤由同一角色、同一系统或同一设备执行。
  • 对同一模型的四种视图：模型、业务部门、IT、管理层，无需第二份文档，也无翻译损失。
  • 带有排序和建议的选项，包括说明某一选项不值得。
  • 导出为报价、文档、含 RACI 的流程手册、工作包和研讨会纪要（PDF，Pro 另含 Word），Pro 还可导出 Visio（.vsdx）和 draw.io/SVG，数据可导出为 JSON 和 CSV。
不可行
  • 不导入事件日志。数量和时间由您录入，来源可以是访谈、测量或系统导出。
  • 不支持 BPMN 2.0。FlowVisual 使用六个自有构件，不生成 BPMN XML。
  • 不通过服务器同时编辑。使用 Pro 时，团队通过共享驱动器或 SharePoint 上的项目文件夹协作。
  • 不预测单个事务。结果是许多事务的分布，而不是截止日期。
06比较

为什么不直接用 Excel、Visio 或 Process Mining 工具

每种工具都有其适用场景。问题是您要回答哪个问题。

  • Excel

    适用于此用途

    适用于成本明细，而这些不需要仿真。

    FlowVisual 的差异

    表格只会相加均值。它既不理解排队也不理解高峰日，而正是那里决定了交付时间。

  • Visio、Lucidchart、Miro

    适用于此用途

    用于墙上的图示和研讨会中的对齐。

    FlowVisual 的差异

    图表展示顺序，不展示负载。FlowVisual 可以运行同一图示并显示哪个方框拖慢了其余部分。

  • BPMN 套件

    适用于此用途

    用于符合规范的文档和在 Process Engine 中的执行。

    FlowVisual 的差异

    用六个构件替代一种记法，但有真正的仿真内核。需要 BPMN 做文档的，可将其并置。

  • Process Mining

    适用于此用途

    当存在干净的事件日志且问题是：发生了什么？

    FlowVisual 的差异

    没有日志就没有数据项目，后者会占用 60% 到 90% 的工作量。另外：FlowVisual 可以计算一个尚未存在的流程。

  • 像 Simul8、Arena、AnyLogic 这样的仿真实验室

    适用于此用途

    用于生产线、物料流以及需要数周工作才能完成的模型。

    FlowVisual 的差异

    用于以小时计而非以周计的行政流程，使用角色、系统和欧元而非机器参数。

实际工作中，FlowVisual 与这些工具并行使用：现有的 Visio 流程可免费导入，结果可通过 Pro 以 Word、Visio 或 draw.io 格式导出回去。

07实践

会议中导致数字受损的五个错误

  • 01

    点估值而非区间

    没有 7.5 分钟这种说法。没有区间时模型会计算出一个没有排队的世界，导致周转时间看起来过于理想。

  • 02

    天真的小时费率

    毛工资除以小时并不是全成本费率。第一个检查这一点的财务控制人员会推翻整个计算。

  • 03

    模型过于细化

    二十个步骤听起来很彻底，却会在细节中掩盖瓶颈。五到十个步骤就足够。

  • 04

    改造后再点“捕获前”

    第一次修改会自动捕获起始状态。如果在改造之后再次点击“捕获前”，就会覆盖它，之后比较的只是改造后与改造后。

  • 05

    把估计值当作测量值

    以测量值面目出现的估计值，经不起第一次追问。FlowVisual 会将每个数字标记为已测量、估计或未采集；请在文档中保留这一标记。

08检查清单

待勾选清单

60分钟工作坊

  1. 01选择一个有明显痛点的流程。
  2. 02把现状流程画出来：开始、步骤、决策、结束。不要超过必要。
  3. 03每个步骤：角色，系统，处理时间从–到，产能。
  4. 04在入口处设定流量和波动。
  5. 05点击“捕获前”，确定起始状态。
  6. 06启动压力测试并共同解读瓶颈。
  7. 07只测试一个杠杆。仅此一个。
  8. 08重新测量并显示变化中的瓶颈。
  9. 09讨论前后情况，记录未解决的假设。

导出前

  1. 01结构上干净的模型：一个输入，所有步骤都可到达，一个结束。
  2. 02费率和数量应为客户的，而不是模板的。
  3. 03已捕获的前状态与真实流程一致。
  4. 04将结果表述为区间，而非承诺。
  5. 05估计数字已标记为估计，缺失信息以缺口形式可见。
  6. 06已设置信头和强调色（Pro）以及报价编号。
  7. 07将“分析的局限性”作为单独章节列出。
下载

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适用于 macOS 和 Windows 的原生应用。记录、计算、保存和 PDF 均免费，无需账户。

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macOS 12 或更高版本（Apple 芯片和 Intel）· Windows 10/11

问题

使用常见问题解答

第一次运行实际需要多长时间？

使用已备好的数据大约需要30分钟：十分钟绘制，八分钟填写数据，一分钟进行压力测试，其余时间用于比较和导出。若没有备好数据，则还需花时间去获取这些数据。这才是真正的工作量，而不是工具。

我是否需要事件日志或对系统的访问权限？（请改为使用对您的敬语：您是否需要事件日志或对系统的访问权限？）

不。模型是手工构建的。正因如此，甚至可以对一个尚未存在的流程进行计算，例如一个计划中的自动化。Process-Mining 工具在结构上无法做到这一点。

本说明中的哪些步骤是免费的？

全部七步。建模、压力测试、比较、保存和 PDF 永久免费，无需账户；PDF 会带有试用标记。无水印 PDF、您的信头、Word、Visio、draw.io 以及团队项目文件夹需要 Pro。

我应该多精确地估算？

对于识别瓶颈的位置，估算区间就足够了：与不精确的输入相比，瓶颈出奇地稳定。为了在报价中用欧元说明改进效果，应当测量量、产能和小时费率。

我可以比较多个场景吗？

可以。点击“捕获前”（或直接开始修改，第一次修改会捕获起始状态），再次运行压力测试，打开“证明”。FlowVisual 以欧元和时间并列显示前后对比，给出区间，而不是单一数值。

这也适用于与业务部门一起的工作坊吗？

正是为此设计。模型在构建时就运行。来自现场的异议可以立即纳入并马上看到结果。上方的核对清单是一个 60 分钟研讨会的简要版。

您最昂贵的流程，20 分钟完成测量。

我们与您一起记录您最重要的流程，并在 FlowVisual 中现场展示它卡在哪里、代价是多少。

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