流程优化软件：七个类别与一个误解

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误解

软件不会优化一个流程。它提供的是某人用来做出并执行决策的依据。买一个工具来解决流程问题，就像买一个测体温的仪器来抗击发烧。

这听起来挑剔，但有一个实际后果：您不是在对抗一个目标，而是在对抗一个症状。 因此正确的问题不是“哪款流程优化软件最好？”，而是“我们现在到底不知道什么？”。

这里是这个问题中工具那一面的说明。另一半（把一次测量变成决策的方法，八个步骤且不需购买工具）在 Flowrefy.com: Prozessoptimierung als Methode。想知道哪一款软件，请继续读这里。想知道如何着手，在那里会更快找到答案。

七类工具

按症状分类

„没人确切知道流程如何运行。」

Dokumentation。 一个共同的图像能消除一半的误解。几乎不花钱，只需一个研讨会。从这里开始，而不是从第5类开始。

局限：一个图不会计算。面对任何数字问题，它只能给出一种意见。

„我们知道应该如何运行，但不知道实际上如何运行。」

Process Mining。 从系统日志重建实际流程：变体、真实的通过时间、循环、规则违背。

前提：连续的事件日志，包含事务号、活动与时间戳。通过电子邮件、电话或纸张进行的流程不会留下事件。引入时间：数周到数月，需要与 IT 配合。

„我们不知道一次计划的变更会带来什么。」

Simulation。 唯一一类能对尚不存在的状态作出判断的工具。计算瓶颈、作为分布的通过时间以及随之而来的影响，也就是说当您解决一个瓶颈时瓶颈会迁移到哪里。

局限：它计算的是假设，不是测量值。必须用 Little's Law 做交叉检验。关于与 Mining 的区分，请参见 Prozesssimulation vs. Process Mining。

„人们做的事情没有记录在任何系统里。」

Task Mining。 记录岗位上的活动：切换应用、复制粘贴、在表格中返工。

局限： Betriebsrat、数据保护与信任问题。一个在屏幕上观察员工的工具需要一个清晰的框架，否则它会在工作氛围上付出比得到的洞察更多的代价。

„这个步骤很机械，却由人工完成。」

Automatisierung und RPA。 把工作从人工处理环节中移出。

陷阱：在不是瓶颈的步骤上使用 RPA。结果是更快的前置步骤把更多事项推到未变的瓶颈处。通过时间保持不变，但许可费用增加。事先计算哪个步骤是受限的。

„事务堆积，因为没人负责。」

Workflow und BPM-Ausführung。 控制谁在何时收到什么，带有时限、升级与代理设置。

在行政流程中常常是最有效的杠杆，不是因为工作变快了，而是因为步骤之间的等待时间消失了。

„我们在争论改进是否真实有效。」

Statistik。 假设检验、回归、过程能力、试验设计。Six Sigma 领域的经典工具。

局限：针对数据集给出答案，而不是针对流程。对于队列和串联场景它不是合适的工具，参见 Für Lean und Six Sigma。

可行的顺序

1. 记录： 粗略、共同、以研讨会方式。
2. 测量或计算： 有日志时用 Mining；没有日志或涉及未来时用 Simulation。
3. 决策： 选择哪个杠杆、以何种顺序、预期效果如何。
4. 实施： 在此阶段引入 Automatisierung、Workflow 与组织变更。
5. 复测： 数值是否向预期方向移动？

最常见的错误顺序是把第4步放在第2步之前：自动化项目在没人计算哪个步骤受限的情况下就启动。这解释了大量未能实现的商业案例。

这些类别无法替代的东西

决策。 一个推荐措施的模型不会去执行它。在哪儿责任、权限或利益冲突阻碍时，任何工具都无能为力。

参与感。 在对结果争论之前，业务部门必须先认可这个图像。只能由一人操作的工具会把这种认可推迟到最后。那时它往往在结案演示中崩溃。

对假设的诚实。 一个没有标明来源与区间的数字会被质疑，无论它来自哪个工具。