송장 승인: 왜 OCR이 처리시간을 반으로 줄이지 않는가

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청구서 승인 프로세스는 자동화 프로젝트가 가장 많이 진행되는 관리 프로세스이며, 사후에 비즈니스 케이스가 실현되지 않는 프로젝트 비율이 가장 높은 분야입니다. 그 이유는 계산된 모델로 보여줄 수 있습니다.

“참고:” 다음 수치들은 실제 의뢰 사례가 아니라 예제 모델에서 나온 것입니다. 중견기업의 전형적인 규모를 반영하도록 선택했습니다. 귀사의 수치를 대신 넣으세요. 패턴은 동일합니다.

초기 모델

한 회사가 한 달에 1200건의 수신 송장을 처리합니다. 이는 근무일 기준 하루 약 60건입니다. 프로세스는 다섯 단계로 구성됩니다:

단순히 처리시간을 합하면 송장당 약 20~30분입니다. 그러나 실제 입력부터 지불승인까지의 통과시간은 이런 구성에서 보통 8~12 근무일입니다.

25분과 10일 사이는 대략 세 자릿수 차이가 납니다. 이 격차가 이 프로젝트의 핵심 대상입니다. 거의 전부가 대기시간에서 발생합니다.

대기시간이 발생하는 곳

열흘을 각 단계에 분배하면, 거의 항상 다음과 같은 그림이 나옵니다:

• 우편 수신부터 입력까지: 1일 미만. 용량이 충분합니다.
• 입력: 1~2일. 활용률 약 80%로 체감되지만 관리 가능한 수준입니다.
• 내용 승인 대기: 5~8일. 프로세스의 핵심이 여기 있습니다.
• 계정코드 부여 및 검증: 1일 미만.
• 다음 지불처리 대기: 평균 1.5일.

승인 업무의 원인은 구조적이며 게으름과는 무관합니다: 승인 업무는 전담 업무가 아닙니다. 14명의 직원이 본업을 가지고 부업으로 승인 작업을 수행합니다. 각자는 할 수 있을 때, 보통 하루에 한 번, 때로는 더 적게 승인합니다. 휴가 중에는 전혀 처리하지 않습니다.

이 단계는 치명적인 두 가지 특성을 가집니다:

1. 매우 큰 분산. 어떤 송장은 10분 만에 승인되기도 하고 6일이 걸리기도 합니다. 분산이 대기시간을 주도합니다. 분산은 대기행렬 공식에 제곱으로 작용합니다.
2. 대체 인력 부재. 한 사람이 결근하면 그 사람 몫은 그가 복귀할 때까지 대기합니다. 이를 대신할 풀(pool)이 없습니다.

OCR이 실제로 하는 일

일반적인 프로젝트 제안은: 문서 인식(OCR)을 도입해 송장 데이터를 자동으로 ERP에 넣어 입력 시간을 10분에서 2분으로 줄이자 입니다.

계산은 다음과 같습니다: 8분 × 1200건 × 12개월 = 연간 1920시간. 시급 55€/h로 계산하면 **105.600 €**입니다. 프로젝트가 승인됩니다.

실제로 일어나는 일은 다음과 같습니다:

입력 시간은 확실히 단축됩니다. 이는 마케팅 약속이 아니라 실제로 발생합니다. 매입채무회계의 활용률은 80%에서 30% 미만으로 떨어집니다.

통과시간은 약 하루 줄어듭니다. 열흘에서 아홉으로. 입력이 병목이 아니었기 때문입니다.

그리고 개선되기 전에 상황이 악화됩니다. 이전에는 입력이 하루에 약 60건을 균등하게 승인 단계로 넘겼습니다. 이제는 묶음으로 옵니다. 스캔이 끝나는 즉시 한꺼번에 몰려듭니다. 이전에는 입력 단계가 흐름을 일부 제한해 주었지만, 이제는 승인 단계가 전체 물량과 전체 변동성을 그대로 받습니다. 그 결과 승인 전 대기시간이 증가합니다.

병목은 사라진 것이 아니라 이동했습니다. 절약된 처리시간이 이제 실무부서 앞의 대기시간으로 남아 있습니다.

실제로 생기는 절감액

오해하지 마세요: 1920시간은 실제로 존재합니다. 다만 비즈니스 케이스가 주장한 결과와 일치하지 않을 뿐입니다.

• 실제로 발생하는 것: 매입채무회계의 처리용량 확보. 이는 채용 없이 성장 처리, 할인 혜택 이용, 품질 개선 등에서 가치가 있습니다.
• 실제로 발생하지 않는 것: 약속된 통과시간의 절반 감소. 부서들이 통과시간을 기준으로 평가하므로 불만이 제기됩니다.

이 둘의 차이가 기술적으로 성공한 프로젝트가 실망으로 끝나는 이유입니다.

통과시간을 실제로 줄이는 방법

유효한 모든 조치는 승인 단계에 개입하며, 그중 어떤 것도 단순한 소프트웨어 구매가 아닙니다:

1. 금액 기준. 일정 한도 이하의 송장은 개별 내용 승인이 아니라 사후 표본검사로 처리합니다. 전형적 분포에서는 송장의 절반이 거래량의 작은 부분을 차지하지만 승인 건수의 절반을 차지합니다.

2. 자동화된 대체 규칙. 수동 전달 대신: X일 내 응답이 없으면 대체 담당자에게 자동으로 넘어갑니다. 이는 분포의 긴 꼬리를 잘라내며, 그 긴 꼬리가 평균을 망가뜨립니다.

3. 고정된 시간대의 일괄 승인. ‘시간 날 때’ 처리 대신 일일 고정 슬롯을 둡니다. 이 조치는 작업량을 늘리지 않고 분산을 크게 줄입니다.

4. 입력 전에 승인. 순서 오류의 고전입니다: 먼저 꼼꼼히 입력하고 나중에 문제가 되는 경우가 있습니다. 프로세스 초기에 간단한 내용 검토를 하면 논쟁이 되는 송장들의 입력을 절감할 수 있습니다.

경험상 3번 조치가 노력 대비 가장 효과적입니다. 동시에 판매 제안서에는 잘 들어가지 않습니다. 판매하기 어렵기 때문입니다.

효과적인 순서

1. 먼저 어디에 시간이 있는지 측정합니다. 각 단계 전의 재고를 세고 일별 처리량으로 나눕니다. 반나절이면 핵심 질문에 답할 수 있습니다.
2. 그다음 승인 부담을 줄입니다. 금액 기준, 대체 규칙, 고정 슬롯을 도입합니다. 예산이 필요하지 않습니다.
3. 그리고 다시 측정합니다. 병목은 이제 다른 곳, 아마도 입력 단계로 옮겨 있을 것입니다.
4. 그다음 자동화합니다. 이제 자동화가 실제 병목을 겨냥하므로 통과시간에도 절감이 나타납니다.

이 순서로 진행하면 동일한 소프트웨어를 구매하더라도 비즈니스 케이스대로 결과를 내는 프로젝트를 얻을 수 있습니다.

구매 전에 시나리오를 시뮬레이션해야 하는 이유

설명한 효과(병목 이동, 절감 효과의 소멸)는 표만으로는 보이지 않습니다. 표는 각 단계를 개별적으로 계산하기 때문입니다. 시뮬레이션 모델에서는 몇 초 만에 이 효과를 볼 수 있습니다: 입력 시간을 줄이면 승인 앞 대기열이 눈앞에서 커집니다.

바로 이런 목적을 위해 FlowVisual이 만들어졌습니다. 위 프로세스는 대략 반시간 내에 모델링됩니다; 그다음에 ‘OCR을 도입하면 어떻게 되나?’라는 질문은 클릭 한 번으로 해결됩니다. 답은 한 숫자가 아니라 P10–P90 범위로 제공되며, 아무도 방어할 수 없는 단일값 대신 신뢰 구간을 제공합니다.