Simuler le processus en sept étapes, trouver le goulot d’étranglement et en démontrer l’effet

Règle simple : pour savoir ce qui s’est passé hier, avec un journal d’événements propre, un outil de process mining est le bon choix. Pour savoir ce qui se passera demain, une fois l’étape 3 automatisée, c’est FlowVisual. Cette page décrit l’utilisation du logiciel ; la démarche qui la sous-tend (huit étapes, entretiens, priorisation, avec un accompagnement si vous le souhaitez) est la méthode FLOWREFY, sur flowrefy.com.

1. 012 minutes

   Installer et regarder un modèle prêt à l’emploi

   Au démarrage, FlowVisual ouvre une feuille d’introduction qui propose trois entrées : Ouvrir avec des données d’exemple, Parcourir les modèles ou Faites la visite de 2 minutes. La première fois, prenez un modèle : traitement des commandes, processus de devis, validation des factures, gestion des réclamations, intégration des collaborateurs ou ticket IT. En trente secondes, vous voyez à quoi ressemble un modèle abouti, sans avoir à le construire vous-même.

   À faire

   1. 1Choisir Parcourir les modèles dans la feuille d’introduction, plus tard via Fichier → Modèles…
   2. 2Ouvrir un modèle et suivre en parallèle la visite de 2 minutes
   3. 3Puis Nouveau processus pour votre propre modèle

   Erreur fréquente

   Commencer avec votre propre processus sans jamais avoir vu un modèle prêt. On construit alors trop fin.

2. 0210 minutes

   Dessiner le déroulement

   À gauche se trouvent six blocs : Démarrage, Étape, Décision, Fin, Abandon, Sous‑processus. Il n’en faut pas plus. Avec Connecter cliquez d’abord la source, puis la cible. Cinq à dix étapes suffisent pour un modèle significatif. Qui en dessine vingt modélise l’organisation au lieu de l’engorgement.

   À faire

   1. 1Placez le démarrage, puis les étapes dans l’ordre du déroulement réel
   2. 2Décidez là où le flux bifurque réellement, avec un poids de routage par arête
   3. 3Abandon pour tout ce qui quitte le processus : retiré, rejeté, enlisé

   Erreur fréquente

   Modélisez aussi les cas particuliers qui représentent deux pour cent des affaires. Ils ne changent pas le résultat et coûtent une heure.

   FlowVisual 1.2.1

   

3. 038 minutes

   Saisissez quantités, durées et coûts

   À droite se trouve la colonne Détails ; affichez-la ou masquez-la avec l’icône tout à droite de l’en-tête de la page. Sans sélection, elle montre les arrivées : volume par jour, variabilité, probabilité de pic, facteur de pic. Sélectionnez une étape et elle montre cette étape : nom, capacité, durée de traitement de–à, taux horaire. Tout ce qui est plus fin (probabilité de panne, capacité résiduelle, rôles, systèmes) se trouve en dessous, pas devant.

   À faire

   1. 1Définissez les arrivées : volume par jour, variation, chance de pic, facteur de pic
   2. 2Par étape : capacité en personnes × heures par jour ou en cadence, plus traitement de–à
   3. 3Saisissez rôle, système et taux horaire, ils fourniront ensuite l’évaluation en euros

   Erreur fréquente

   Rendez traitement de et à identiques. Sans intervalle il ne se forme pas de file d’attente, et le test de résistance montre un monde qui n’existe pas.

4. 042 minutes

   Observez avant de calculer

   Le modèle s’exécute immédiatement. Le travail circule sur les arêtes, des files se forment et se dissipent, la couleur d’un bloc indique l’utilisation : vert a de la marge, jaune est serré, rouge est au‑dessus de la capacité. Ces deux minutes ne sont pas décoratives. C’est ici qu’on remarque si une connexion manque ou si un poids de routage est inversé.

   À faire

   1. 1Observez et confrontez avec le service métier : ça se passe vraiment ainsi ?
   2. 2Vérifiez la barre d’état : nombre d’étapes, arrivée, indication de données incomplètes
   3. 3Ne continuez que si l’image correspond au déroulement réel

   Erreur fréquente

   Ne prenez pas l’image en cours pour le résultat final. C’est l’aperçu ; les chiffres fiables viennent du test de résistance.

5. 051 minute

   Lancez le test de charge et lisez le goulot

   Test de résistance se trouve dans l’en-tête de la page de l’espace Processus, à côté de Prouvez et Exporter. FlowVisual calcule des centaines d’exécutions avec des arrivées et des durées de traitement tirées au hasard. Le panneau indique d’abord où ça coince : le goulot d’étranglement avec sa probabilité, c’est-à-dire dans combien d’exécutions cette étape a été la limite. En dessous : le temps de cycle en médiane et en P90, la part des jours au-delà de la capacité, le débit et la fragilité.

   À faire

   1. 1Cliquez sur test de résistance et laissez le résultat affiché
   2. 2Cliquer sur la barre du haut : elle ouvre l’étape directement dans Détails
   3. 3Parcourir les quatre vues : Modèle, Opérations, IT, Management

   Erreur fréquente

   Ne regardez que la moyenne. Le temps de cycle en P90 est celui qui provoque les réclamations des clients.

   FlowVisual 1.2.1

   

6. 065 minutes

   Capture avant, actionner un levier, mesurer à nouveau

   Cette étape transforme une observation en argument. Capture avant fige l’état de départ ; FlowVisual le capture aussi de lui-même dès votre première modification. Changez ensuite exactement une chose : plus de capacité, moins de temps de traitement, une étape automatisée, un sous-processus remplacé. Relancez le test de résistance, puis Prouvez dans l’en-tête de la page : avant et après en euros et en temps, avec une fourchette.

   À faire

   1. 1Capture avant, ou modifiez directement : la première modification capture l’état de départ automatiquement
   2. 2Changer exactement un levier, pas trois
   3. 3Relancer le test de résistance et ouvrir Prouvez

   Erreur fréquente

   Maniez deux leviers simultanément. Ensuite personne ne saura lequel a agi, et en cas de doute aucun des deux.

7. 073 minutes

   Justifier et transmettre

   Exporter fait sortir les résultats de l’outil : le devis avec avant/après, options vérifiées et recommandation, la documentation avec le modèle, ses hypothèses, le nombre d’exécutions et les limites de l’analyse, ainsi que les lots de travail, le compte rendu d’atelier et les données en JSON ou CSV. L’enregistrement et les PDF sont gratuits ; les PDF portent alors une mention d’essai. Pro ajoute les PDF sans filigrane, votre en-tête, Word, Visio et draw.io.

   À faire

   1. 1Avec Pro, définir d’abord l’en-tête, le logo et la couleur d’accent dans les réglages
   2. 2Export → Offre (PDF) pour le décideur
   3. 3Export → Documentation (PDF) pour la traçabilité

   Erreur fréquente

   Ne laissez pas les valeurs des modèles dans l’export. Si l’offre contient encore les taux horaires du modèle d’exemple, tout le document est dévalué.

• 01

  Valeur unique au lieu d'une fourchette

  7,5 minutes n'existent pas. Sans intervalle, le modèle calcule un monde sans files d'attente, et le temps de traitement est trop optimiste.

• 02

  Taux horaire naïf

  Le salaire brut divisé par les heures n'est pas un taux de coût complet. Le premier contrôleur qui vérifie cela fait tomber tout le calcul.

• 03

  Modèle trop détaillé

  Vingt étapes semblent exhaustives et cachent le goulot d'étranglement dans les détails. Cinq à dix étapes suffisent.

• 04

  Capture avant après la refonte

  Votre première modification capture l’état de départ automatiquement. Cliquez de nouveau sur Capture avant après avoir tout remanié et vous l’écrasez : vous comparez alors la refonte avec elle-même.

• 05

  Une estimation présentée comme une mesure

  Un chiffre estimé présenté comme mesuré tombe à la première question. FlowVisual marque chaque chiffre comme mesuré, estimé ou non capturé ; laissez cette mention dans le document.