FlowVisual
Guide pratique · macOS & Windows

Simuler le processus en sept étapes, trouver le goulot d’étranglement et en démontrer l’effet

Ce qu’est FlowVisual, pourquoi il a été conçu et comment l’utiliser : ce que vous devez rassembler au préalable, quelles actions cliquer dans quel ordre, comment lire le résultat et pourquoi des chiffres échouent si, en comité de pilotage, quelqu’un interroge.

En bref

FlowVisual est un simulateur de processus de bureau pour macOS et Windows. Vous modélisez un déroulement à la main, saisissez des quantités, des capacités et des temps de traitement sous forme d’intervalles et le laissez tourner dans un test de contrainte Monte Carlo sur des centaines d’exécutions. Le résultat indique quelle étape limite le débit et avec quelle probabilité, combien de temps une opération prend en médiane et au P90 et ce qu’une modification vaudrait en euros et en temps. La première exécution complète dure environ 30 minutes. Pas d’event-log, pas de compte, pas de cloud.

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Duréeenv. 30 minutes
Connaissances préalablesAucune
Étapes 1–6Gratuit
Version1.2.1
01But

Pour quoi FlowVisual est conçu et pour quoi non

Un outil qui, appliqué à la mauvaise question, fournit une réponse nette à rien. C’est pourquoi, d’abord, la délimitation.

Conçu pour cela
  • Trouver l’engorgement sous variation, c’est‑à‑dire l’étape qui limite le débit, pas celle dont on se plaint le plus fort.
  • Calculer un processus qui n’existe pas encore : automatisation prévue, nouvelle répartition des rôles, volume doublé.
  • Montrer l’effet secondaire : où se déplace l’engorgement si vous le résolvez. C’est le point où la plupart des business cases basculent.
  • Documenter une mesure en euros et en temps, avec un intervalle P10–P90 au lieu d’un seul chiffre avec deux décimales.
  • Modéliser en direct pendant l’atelier, pendant que les métiers sont assis à côté et contestent.
Pas conçu pour cela
  • Pas de Process Mining. FlowVisual ne mesure pas le passé à partir des journaux système, il calcule une hypothèse ; pour cela, il n’a pas besoin d’un event‑log.
  • Pas d’outil BPMN. Six blocs au lieu d’une notation. Qui a besoin d’une documentation de processus conforme aux normes ne l’obtiendra pas ici.
  • Pas de référentiel d’architecture. Un processus par modèle, pas toute l’organisation en une fois.
  • Pas un outil pour de plus jolies images. Il ne dessine pas plus joli, il calcule.

Règle empirique : si vous avez un event‑log et voulez savoir ce qui s’est passé hier, un outil de mining est approprié. Si vous voulez savoir ce qui se passera demain, dès que l’étape 3 sera automatisée, ce n’est pas le bon outil. Cette page décrit l’utilisation ; qui cherche la démarche derrière (huit étapes, entretiens, priorisation, ou un accompagnement), la trouve dans la méthode sur Flowrefy.com.

02Préparation

Ce que vous rassemblez avant de commencer

Vingt minutes de préparation économisent deux heures de retouche. Pour chaque étape vous avez besoin de cinq indications. L’estimation est permise, l’invention non.

  1. 01

    Volume à l’entrée

    Combien de dossiers arrivent par jour, et combien de plus lors d’un jour fort ? Les deux se trouvent dans l’ERP, le système de tickets ou la liste d’arrivée des factures.

  2. 02

    Temps de traitement comme intervalle

    Pas 7,5 minutes, mais 5 à 15 minutes. L’intervalle est l’information réelle, c’est lui qui crée la file d’attente dont il est question.

  3. 03

    Capacité par étape

    Soit personnes × heures par jour × efficacité, soit un takt régulier en cas par jour, si une machine ou un rythme fixe fixe la limite.

  4. 04

    Rôle et système par étape

    Qui le fait, dans quel système ? De là naissent l’occupation par rôle et les ruptures de média dans la vue IT.

  5. 05

    Taux de coût complet par rôle

    Salaire brut × 1,5 à 1,8, divisé par environ 1 500 heures productives par an. Un poste à 50 000 € coûte ainsi plutôt 53 € par heure que les naïfs 24 €. Avec le taux naïf toute affirmation en euros devient ensuite attaquable.

Si un chiffre manque : estimer, noter comme hypothèse ouverte, continuer. Un modèle avec hypothèses visibles vaut mieux qu’un tableau aux hypothèses cachées.

03Mode d'emploi

Les sept étapes

Le même ordre, à chaque fois. Qui le respecte a, après une demi‑heure, un chiffre défendable.

  1. 012 minutes

    Installer et regarder un modèle prêt à l’emploi

    Après le démarrage FlowVisual propose trois voies : la visite guidée de deux minutes, les modèles ou le modèle vide. Choisissez la première fois un modèle, par exemple traitement des commandes, processus d’offre, validation de facture, réclamation, onboarding des collaborateurs ou ticket IT. En trente secondes vous voyez à quoi ressemble un modèle prêt, au lieu de devoir le construire.

    À faire
    1. 1Dans la fenêtre d’accueil choisissez Voir les modèles
    2. 2Ouvrir un modèle et suivre la visite guidée
    3. 3Puis Nouveau processus pour votre propre modèle
    Erreur fréquente

    Commencer avec votre propre processus sans jamais avoir vu un modèle prêt. On construit alors trop fin.

  2. 0210 minutes

    Dessiner le déroulement

    À gauche se trouvent six blocs : Démarrage, Étape, Décision, Fin, Abandon, Sous‑processus. Il n’en faut pas plus. Avec Connecter cliquez d’abord la source, puis la cible. Cinq à dix étapes suffisent pour un modèle significatif. Qui en dessine vingt modélise l’organisation au lieu de l’engorgement.

    À faire
    1. 1Placez le démarrage, puis les étapes dans l’ordre du déroulement réel
    2. 2Décidez là où le flux bifurque réellement, avec un poids de routage par arête
    3. 3Abandon pour tout ce qui quitte le processus : retiré, rejeté, enlisé
    Erreur fréquente

    Modélisez aussi les cas particuliers qui représentent deux pour cent des affaires. Ils ne changent pas le résultat et coûtent une heure.

    FlowVisual 1.2.1
    Vue Modèle : cinq étapes, trois sorties. Le remplissage d’un bloc est la quantité de travail, le chiffre est l’utilisation, la couleur l’état. Ici, une étape à 377 pour cent freine tout le reste.
    Vue Modèle : cinq étapes, trois sorties. Le remplissage d’un bloc est la quantité de travail, le chiffre est l’utilisation, la couleur l’état. Ici, une étape à 377 pour cent freine tout le reste.
  3. 038 minutes

    Saisissez quantités, durées et coûts

    À droite se trouve l’inspecteur. Sans sélection il montre l’arrivée : volume par jour, variation, chance de pic, facteur de pic. Cliquez une étape et cela devient la vue de l’étape : nom, capacité, traitement de–à, taux horaire. Tout le reste (probabilité de panne, capacité résiduelle, rôles, systèmes) est en dessous, pas au‑dessus.

    À faire
    1. 1Définissez les arrivées : volume par jour, variation, chance de pic, facteur de pic
    2. 2Par étape : capacité en personnes × heures par jour ou en cadence, plus traitement de–à
    3. 3Saisissez rôle, système et taux horaire, ils fourniront ensuite l’évaluation en euros
    Erreur fréquente

    Rendez traitement de et à identiques. Sans intervalle il ne se forme pas de file d’attente, et le test de résistance montre un monde qui n’existe pas.

  4. 042 minutes

    Observez avant de calculer

    Le modèle s’exécute immédiatement. Le travail circule sur les arêtes, des files se forment et se dissipent, la couleur d’un bloc indique l’utilisation : vert a de la marge, jaune est serré, rouge est au‑dessus de la capacité. Ces deux minutes ne sont pas décoratives. C’est ici qu’on remarque si une connexion manque ou si un poids de routage est inversé.

    À faire
    1. 1Observez et confrontez avec le service métier : ça se passe vraiment ainsi ?
    2. 2Vérifiez la barre d’état : nombre d’étapes, arrivée, indication de données incomplètes
    3. 3Ne continuez que si l’image correspond au déroulement réel
    Erreur fréquente

    Ne prenez pas l’image en cours pour le résultat final. C’est l’aperçu ; les chiffres fiables viennent du test de résistance.

  5. 051 minute

    Lancez le test de charge et lisez le goulot

    En haut à droite : test de résistance. FlowVisual calcule des centaines d’exécutions avec des arrivées et des temps de traitement tirés aléatoirement. Le panneau indique d’abord où ça coince : le goulot avec sa probabilité, c’est‑à‑dire dans combien d’exécutions cette étape était la limite. En dessous, le temps de cycle en médiane et P90, la part des jours avec capacité dépassée, le débit et la fragilité.

    À faire
    1. 1Cliquez sur test de résistance et laissez le résultat affiché
    2. 2Cliquez sur la barre supérieure, elle ouvre l’étape directement dans l’Inspecteur
    3. 3Parcourez les quatre vues : Modèle, Métier, IT, Management
    Erreur fréquente

    Ne regardez que la moyenne. Le temps de cycle en P90 est celui qui provoque les réclamations des clients.

    FlowVisual 1.2.1
    Le panneau de stress après 400 exécutions : probabilité de goulot par étape, utilisation au jour de pointe, temps de cycle en médiane et P90, part des jours au‑dessus de la capacité.
    Le panneau de stress après 400 exécutions : probabilité de goulot par étape, utilisation au jour de pointe, temps de cycle en médiane et P90, part des jours au‑dessus de la capacité.
  6. 065 minutes

    Sauvegardez l’état courant, modifiez un levier, mesurez à nouveau

    Cette étape transforme une observation en argument. Sauvegarder l’état courant fige l’état antérieur. Puis vous changez exactement une chose : augmenter la capacité, réduire le temps de traitement, automatiser l’étape, remplacer le sous‑processus. Relancez le test de résistance, ouvrez Comparer. Avant et Après en euros et en temps, avec intervalle.

    À faire
    1. 1Sauvegardez l’état courant : sans baseline il n’y a rien à comparer
    2. 2Changez exactement un levier, pas trois
    3. 3Répétez le test de résistance et ouvrez Comparer
    Erreur fréquente

    Maniez deux leviers simultanément. Ensuite personne ne saura lequel a agi, et en cas de doute aucun des deux.

  7. 073 minutes

    Justifier et transmettre

    À l’export, deux documents quittent l’outil : l’offre brandée avec Avant/Après, options vérifiées et recommandation, et la documentation avec le modèle, les hypothèses, le nombre d’exécutions et les limites de l’analyse. Enregistrer et Exporter nécessitent une licence ; modéliser, tester en résistance et les quatre vues restent gratuits.

    À faire
    1. 1Définissez en amont l’en‑tête, le logo et la couleur d’accent dans les réglages
    2. 2Export → Offre (PDF) pour le décideur
    3. 3Export → Documentation (PDF) pour la traçabilité
    Erreur fréquente

    Ne laissez pas les valeurs des modèles dans l’export. Si l’offre contient encore les taux horaires du modèle d’exemple, tout le document est dévalué.

04Évaluation

Les six chiffres importants

Un test de résistance fournit plus de chiffres qu’on ne peut en placer dans une conversation. Ces six‑là portent l’affirmation.

01
Probabilité de goulot
Dans combien d’exécutions cette étape était la limite. Si la valeur la plus haute est inférieure à 50 pour cent, il y a un second candidat ; alors les deux doivent être abordés.
02
Utilisation au jour de pointe
Demande divisée par capacité le jour fort, pas sur la moyenne mensuelle. À partir d’environ 85 pour cent, la file croît de manière disproportionnée, à partir de 100 pour cent indéfiniment.
03
Temps de cycle : médiane et P90
La moitié des processus est plus rapide que la médiane. Au‑dessus du P90 se trouvent dix pour cent, ce sont les cas dont les clients se plaignent.
04
Capacité dépassée
Part des jours où une étape reçoit plus de travail qu’elle n’en traite. Ces jours créent l’arriéré que l’on voit en fin de mois.
05
Débit
Opérations terminées par jour. Il est plafonné vers le haut par le goulot d’étranglement, des améliorations à n’importe quelle autre étape ne le changent pas.
06
Fragilité
À quel accroissement de volume l’étape suivante s’effondre. Répond à la question de croissance avant qu’elle ne soit posée.
Vue métier : utilisation par rôle au jour de pointe. Au‑delà de 100 pour cent signifie que le travail arrive plus vite que le rôle ne peut le traiter.
Vue métier : utilisation par rôle au jour de pointe. Au‑delà de 100 pour cent signifie que le travail arrive plus vite que le rôle ne peut le traiter.
Vue IT : charge par système, ruptures de médias nommées et potentiel d’automatisation en euros par an.
Vue IT : charge par système, ruptures de médias nommées et potentiel d’automatisation en euros par an.

Chacun de ces chiffres est une plage, pas une valeur ponctuelle. Qui les transmet comme valeurs ponctuelles promet une précision que le modèle n’a pas.

À lire
05Portée

Ce que l’outil peut faire et ce qu’il ne fait délibérément pas

Peut-il le faire
  • Simulation d’événements discrets avec répétition Monte Carlo : centaines d’exécutions, plages au lieu de moyennes.
  • Six blocs, sous‑processus, domaines et une vue de paysage, du déroulement unique jusqu’au paysage de processus structuré.
  • Ressources partagées : plusieurs étapes s’exécutent sur le même rôle, le même système, la même installation.
  • Quatre vues sur le même modèle : Modèle, Métier, IT, Management, sans second document et sans perte de traduction.
  • Options avec classement et recommandation, incluant l’affirmation qu’une option n’est pas rentable.
  • Export en offre brandée et en documentation, plus les données du modèle en JSON.
Ne peut pas le faire
  • Pas d’import de journal d’événements. FlowVisual ne lit aucun protocole système. Ce qui figure dans le modèle, vous l’y saisissez.
  • Pas de documentation BPMN conforme aux normes.
  • Pas de serveur multi‑utilisateurs. La collaboration se fait via le fichier sur un lecteur partagé ou dans SharePoint.
  • Pas de prédiction pour le processus individuel. L’énoncé est toujours une distribution, jamais une échéance.
06Comparaison

Pourquoi pas simplement Excel, Visio ou un outil de Process Mining

Chacun de ces outils est adapté à quelque chose. La question est simplement : quelle question voulez‑vous répondre ?

  • Excel

    Approprié pour cela

    Pour l’établissement des coûts, que personne ne doit simuler.

    Ce que FlowVisual fait différemment

    Un tableau additionne des moyennes. Il ne connaît ni file d’attente ni jour de pointe, et c’est précisément là que naît le temps de traversée.

  • Visio, Lucidchart, Miro

    Approprié pour cela

    Pour l’image au mur et l’alignement en atelier.

    Ce que FlowVisual fait différemment

    Un diagramme montre l’ordre, pas la charge. FlowVisual fait fonctionner le même dessin et montre quelle boîte freine le reste.

  • Suites BPMN

    Approprié pour cela

    Pour la documentation conforme aux normes et l’exécution dans un moteur de processus.

    Ce que FlowVisual fait différemment

    Six blocs au lieu d’une notation, mais un noyau de simulation réel. Qui a besoin de BPMN pour la documentation le garde à côté.

  • Process Mining

    Approprié pour cela

    Si un journal d’événements propre existe et que la question est : Que s’est‑il passé ?

    Ce que FlowVisual fait différemment

    Pas de journal, pas de projet de données où se trouvent 60 à 90 pour cent de l’effort. Et : FlowVisual calcule un processus qui n’existe pas encore.

  • Laboratoires de simulation comme Simul8, Arena, AnyLogic

    Approprié pour cela

    Pour des lignes de production, des flux de matériaux et des modèles sur lesquels quelqu’un travaille des semaines durant.

    Ce que FlowVisual fait différemment

    Pour des processus administratifs en heures plutôt qu’en semaines, avec des rôles, des systèmes et des euros au lieu de paramètres machine.

La règle tient : si l’un de ces outils répond mieux à votre question, utilisez‑le. Une comparaison qui dénigre la concurrence n’en est pas une.

07Pratique

Cinq erreurs qui coûtent le chiffre en réunion

  • 01

    Valeur unique au lieu d'une fourchette

    7,5 minutes n'existent pas. Sans intervalle, le modèle calcule un monde sans files d'attente, et le temps de traitement est trop optimiste.

  • 02

    Taux horaire naïf

    Le salaire brut divisé par les heures n'est pas un taux de coût complet. Le premier contrôleur qui vérifie cela fait tomber tout le calcul.

  • 03

    Modèle trop détaillé

    Vingt étapes semblent exhaustives et cachent le goulot d'étranglement dans les détails. Cinq à dix étapes suffisent.

  • 04

    État actuel non sauvegardé

    Sans baseline, il n'y a pas d'avant/après, seulement deux opinions.

  • 05

    Analyse de motifs à l'indicatif

    Tant que rien n'a été mesuré, les résultats doivent être au conditionnel : se situeraient à, pas sont. Qui montre des résultats promet des résultats.

08Listes de contrôle

À cocher

Atelier de 60 minutes

  1. 01Choisissez un processus, un qui cause une douleur sensible.
  2. 02Dessinez le flux actuel : début, étapes, décision, fin. Pas plus que nécessaire.
  3. 03Par étape : rôle, système, traitement de–à, capacité.
  4. 04Fixez le volume et la variation à l'entrée.
  5. 05Sécurisez l'état actuel comme baseline.
  6. 06Lancez le test de charge et lisez le goulot d'étranglement ensemble.
  7. 07Testez un levier. Un seul.
  8. 08Mesurez à nouveau et montrez le goulot d'étranglement mouvant.
  9. 09Discutez de l'avant/après, notez les hypothèses ouvertes.

Avant l'export

  1. 01Modèle structurellement propre : une entrée, toutes les étapes accessibles, une fin.
  2. 02Les taux et les volumes sont ceux du client, pas ceux du modèle.
  3. 03La baseline correspond à l'état réel.
  4. 04Formulez les résultats comme intervalle, pas comme promesse.
  5. 05Pour les analyses de modèles : conditionnel et mention du caractère de modèle.
  6. 06En-tête, couleur d’accent et numéro d’offre définis.
  7. 07Les limites de l'analyse figurent en section séparée.
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Questions

Questions fréquentes sur l'application

Combien de temps dure vraiment la première exécution ?

Avec des chiffres préparés, environ 30 minutes : dix minutes pour dessiner, huit minutes pour saisir les chiffres, une minute de test de charge, le reste pour la comparaison et l’export. Sans chiffres préparés, il faut aussi les obtenir. C’est le vrai effort, pas l’outil.

Ai-je besoin d’un journal d’événements ou d’un accès aux systèmes ?

Non. Le modèle est construit manuellement. C’est précisément pour cela qu’on peut calculer un processus qui n’existe pas encore, par exemple une automatisation prévue. Un outil de Process Mining ne peut pas le faire structurellement.

Quelles étapes de ces instructions sont gratuites ?

Les étapes 1 à 6 : modéliser, tester sous charge, comparer et les quatre vues, en permanence et sans compte. Une licence est nécessaire pour enregistrer et pour les exports de l'étape 7.

Avec quelle précision dois-je estimer ?

Pour savoir où ça coince, des intervalles d'estimation suffisent : le goulot d'étranglement est étonnamment stable face à des entrées approximatives. Pour l'affirmation en euros dans l'offre, volumes, capacités et taux horaires doivent être mesurés.

Puis-je comparer plusieurs scénarios ?

Oui. Sauvegardez l'état actuel, modifiez, testez de nouveau sous charge, ouvrez Comparer. FlowVisual présente l’avant et l’après en euros et en temps, avec une plage, pas comme une valeur unique.

Est-ce que cela fonctionne aussi en atelier avec le service métier ?

C’est pour cela qu’il a été conçu. Le modèle s’exécute pendant que vous le construisez. Une objection dans la salle peut être intégrée et vue immédiatement. La liste de contrôle ci‑dessus est la version courte d’un atelier de 60 minutes.

Plutôt ensemble ? Nous modélisons votre processus le plus coûteux avec vous.

En 20 minutes, nous relevons votre processus le plus important et vous montrons le goulot d’étranglement en euros, en direct dans FlowVisual.

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